Il est rare qu'une personne ait besoin des services d'un commissaire à l'assermentation dans sa vie quotidienne. Cependant, lorsque cette nécessité se présente, il est crucial de savoir comment en contacter un rapidement.
Les services de ces professionnels sont indispensables dans de nombreuses procédures juridiques ou administratives.
L'accès rapide et la disponibilité des commissaires à l'assermentation sont essentiels pour assurer le bon déroulement des procédures judiciaires et administratives au Québec!
| Dans cet article, JuriGo vous explique les fonctions d'un commissaire à l'assermentation et vous guide sur la démarche à suivre pour en contacter rapidement un! |
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Quelles sont les fonctions d’un commissaire à l’assermentation?
Le rôle principal d’un commissaire à l'assermentation consiste à superviser les serments avant la signature de documents ou de témoignages, offrant une flexibilité tant au Québec qu'à l'extérieur, que ce soit en personne ou à distance.
La déclaration sous serment est exigée dans plusieurs situations!
En effet, au Québec, la loi impose la déclaration sous serment dans plusieurs contextes. De nombreuses déclarations ou documents exigent qu’ils soient assermentés pour attester de leur véracité et de leur légalité, notamment dans un contexte administratif et judiciaire.
Par conséquent, une personne peut requérir les services d'un commissaire à l'assermentation pour faire assermenter un document, par exemple, afin de l'utiliser pour accompagner un dossier à la Division des petites créances de la Cour du Québec ou même pour remplir un formulaire administratif.
Il est à noter qu’un commissaire à l'assermentation peut demander un montant maximum de 5 $ en honoraires pour chaque serment.
Restrictions et responsabilités du commissaire à l'assermentation :
Le commissaire à l'assermentation est soumis à des restrictions strictes concernant les personnes qu'il peut assermenter et les fonctions qu'il peut exercer. Ces limitations visent à garantir l'intégrité et l'authenticité des procédures d'assermentation, tout en préservant la légalité des documents officiels.
- Interdictions d'assermentation:
Un commissaire à l'assermentation n’a pas le droit d'assermenter les membres de sa famille immédiate, notamment son père, sa mère, ses frères et sœurs, son conjoint et ses enfants. Cette restriction vise à éviter tout conflit d'intérêts ou partialité dans le processus d'assermentation.
- Limites de certification de documents:
La principale responsabilité du commissaire à l'assermentation réside dans la réception du serment. Il n'est techniquement pas tenu de vérifier le contenu de la déclaration présentée lors de l'assermentation. C'est à la personne assermentée de s'assurer de la véracité et de l'exactitude du contenu du document pour lequel elle prête serment.
Alors, un commissaire à l'assermentation ne peut pas certifier des documents ou attester qu'une copie d'un document est conforme à l'original. Sa fonction se limite strictement à recevoir le serment des personnes concernées dans les cas où le serment est requis ou permis par la loi.
Bien que le commissaire puisse accepter une déclaration sur l'authenticité d'une copie de document présentée, cette déclaration ne confère pas de valeur authentique à ladite copie. Seuls les détenteurs légaux des documents originaux, tels que les notaires pour les testaments notariés ou les directeurs de l'état civil pour les actes de naissance, ont le pouvoir de valider l'authenticité des copies.
Nomination et autorité du commissaire à l'assermentation :
Au Québec, les commissaires à l'assermentation sont désignés par le ministre de la Justice pour des mandats renouvelables de trois ans.
Toutefois, outre les commissaires à l'assermentation, plusieurs autres personnes sont habilitées à administrer le serment :
- Les greffiers des tribunaux, y compris leurs adjoints ;
- Les maires ;
- Les conseillers municipaux ;
- Les greffiers ou les secrétaires-trésoriers des municipalités ;
- Les avocats ;
- Les notaires ;
- Les juges de paix.
Ces divers professionnels peuvent donc officier lorsqu'un serment est nécessaire, contribuant ainsi à la diversité des options disponibles pour les individus confrontés à des procédures judiciaires ou administratives.
Comment se déroule le processus d'assermentation ?
Dans le cadre du processus d'assermentation, le citoyen doit se soumettre à un ensemble de règles et de protocoles rigoureux sous la supervision d'un commissaire à l'assermentation. Que ce soit en personne ou à distance, cette démarche nécessite une attention méticuleuse à chaque détail.
Assermentation en personne :
Lors d'une assermentation en personne, le citoyen doit tout d'abord s'assurer de l'exactitude du document concerné. En présence du commissaire à l’assermentation, il déclare solennellement sous serment que les affirmations présentes dans le document sont véridiques.
Par la suite, le citoyen signe le document en présence du commissaire à l’assermentation. Cependant, si la signature du citoyen était déjà présente sur le document avant la rencontre avec le commissaire à l’assermentation, il doit le signer de nouveau.
Après que la déclaration ait été faite et que la signature ait été vérifiée, le commissaire à l'assermentation procède comme suit sur le document :
- Il identifie le lieu et la date.
- Il appose sa propre signature.
- Il spécifie son titre, incluant l’étendue de sa commission.
- Il indique son numéro de commissaire.
Il convient de noter que l'utilisation d'un timbre contenant son nom, son titre et son numéro de commissaire à l'assermentation est autorisée. Cependant, l'usage d'un timbre n'est pas obligatoire et n'ajoute pas à la validité de l'assermentation.
Assermentation à distance :
Un citoyen peut se faire assermenter à distance par un moyen technologique, tel que la visioconférence, si le commissaire à l’assermentation offre ce service. Le processus à distance demeure identique à celui en personne.
Le moyen technologique utilisé doit permettre à la personne de voir et d'entendre simultanément le commissaire à l’assermentation, de visualiser le document concerné par l’assermentation, et de garantir l’intégrité et la confidentialité des documents partagés.
Il est important de noter qu’une assermentation par téléphone n’est pas considérée comme valide.
En ce qui concerne la signature électronique, elle peut être apposée de différentes manières, pourvu qu’elle permette d’identifier les signataires et de confirmer leur consentement. La personne a la possibilité d’utiliser sa signature électronique pour signer le document et l’envoyer au commissaire à l’assermentation.
Si le citoyen n'a pas de signature électronique à sa disposition, il a la possibilité de signer manuellement le document, de le numériser, puis de l'envoyer au commissaire à l'assermentation.
Le citoyen peut choisir de transmettre le document par courriel ou de le déposer dans un lieu sécurisé accessible au commissaire. Ce dernier procède ensuite à la signature du document, attestant ainsi qu'il a été assermenté à distance, avant de le renvoyer à la personne concernée.
Un commissaire à l’assermentation peut refuser d’assermenter !
Effectivement, le commissaire à l'assermentation peut refuser d'effectuer l'assermentation pour diverses raisons. Les principaux motifs de refus comprennent :
| Motifs de refus | Explication |
|---|---|
| Non-respect des formes exigées | Lorsque le commissaire à l’assermentation constate que le document présenté n'est pas rédigé conformément aux exigences requises, cela pourrait constituer un motif de refus d'assermentation.Par exemple, le commissaire réalise que le formulaire administratif présenté par le citoyen comporte des sections incomplètes ou plusieurs informations sont manquantes. |
| Erreurs flagrantes ou affirmations grossières | Lorsque le commissaire observe des incohérences flagrantes dans le contenu du document présenté, telles que des déclarations évidemment fausses ou contradictoires, voire des affirmations grossières, il peut refuser d’assermenter.Par exemple, un citoyen décrit un événement dans sa déclaration écrite devant être assermenté, et le commissaire réalise que le citoyen affirme être présent à deux endroits différents au même moment. |
| Incapacité à exprimer ses volontés | Lorsque le commissaire constate que le citoyen semble incapable d'exprimer clairement ses volontés et n'est pas en mesure de répondre de manière cohérente aux questions, il se doit de refuser de procéder à l’assermentation.Par exemple, le citoyen présente des signes de confusion ou de désorientation, ou il est sous l'influence de substances comme les drogues ou l'alcool lors de la procédure d'assermentation. |
Comment trouver rapidement un commissaire à l’assermentation?
Il est facile de trouver rapidement un commissaire à l'assermentation grâce à un outil fourni par le ministère de la Justice québécois. Cette ressource offre la possibilité de rechercher un commissaire en fonction de sa proximité géographique, avec une plage de distance allant de 1 à 25 kilomètres.
Cette recherche s'opère en se basant sur le code postal indiqué dans la recherche.
En utilisant cet outil, il est possible d'accéder aux coordonnées des commissaires à l'assermentation, notamment leur adresse, numéro de téléphone et courriel, à condition que ces derniers aient accepté de rendre ces informations publiques.
Bien entendu, avant de se déplacer, il est recommandé aux citoyens de prendre rendez-vous en contactant directement le commissaire à l'assermentation.
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Comme mentionné précédemment, les avocats sont autorisés à prêter serment à quelqu'un avant la signature d’un document ou avant un témoignage. Ainsi, si vous avez besoin des services d'un avocat pour assermenter un document ou pour toute autre assistance juridique, n'hésitez pas à le contacter.
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