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On parle souvent de la responsabilité limitée des administrateurs d’une entreprise. Il est cependant important de comprendre les limites de cette notion. Cela est d’autant plus vrai lorsque l’administrateur s’expose à des coûts importants.
Au Québec, les responsabilités des administrateurs vont au-delà des décisions qui sont prises lors d’un conseil d’administration. En effet, ils auront également des obligations fiscales importantes.
JuriGo vous explique vos obligations fiscales si vous agissez à titre d’administrateur au sein d’une entreprise.
La non-remise de certaines sommes par la société
À titre d’administrateur d’une société qui agit à titre d’employeur (ou de mandataire), il est de votre devoir de vous assurer que votre entreprise remet à Revenu Québec certaines sommes d’argent.
Si elle omet de le faire, les administrateurs pourraient être personnellement tenus de verser les montants dus ainsi que les intérêts et autres pénalités s’y rapportant. En d’autres termes, vous serez solidairement responsable des paiements des sommes qui n’ont pas été remises lorsque vous étiez en fonction.
Ce manquement de la part de l’entreprise (et des administrateurs) peut survenir de différentes manières:
- omission de déduire, de retenir ou de percevoir une somme qu’elle devait déduire, retenir ou percevoir,
- omission de remettre des montants qui sont déduits en vertu de la loi, ou
- omission de payer des montants que l’entreprise devait payer à titre d’employeur.
Pour qu’un administrateur soit solidairement responsable du paiement de sommes dues par l’entreprise, l’une des conditions suivantes doit être respectée:
- L’entreprise est en faillite,
- L’entreprise a entrepris des procédures de liquidation ou de dissolution, ou
- Une saisie exécutée sur les biens meubles de l’entreprise n’a pas permis de recouvrer toutes les sommes dues.
Existe-t-il des exceptions?
Toute bonne règle a ses exceptions. Les administrateurs pourront se libérer de l’obligation en question de 3 manières différentes:
- Vous avez agi avec soin, diligence et habileté raisonnable dans les circonstances,
- Vous n’avez pas pu avoir connaissance du manquement;
- Au moins deux années se sont écoulées depuis la dernière fois que vous avez été administrateur de la société.
Être administrateur d’une entreprise peut vous engager personnellement. Par conséquent, avant de mettre un terme à votre mandat, il est important de s’assurer que toutes les formalités requises sont respectées.
Distribution des biens de l’entreprise – Est-ce une bonne idée?
Si, alors que vous êtes administrateur d’une entreprise, la société vend ses actifs, il est possible que vous soyez responsable personnellement pour les sommes dues par cette dernière.
Ce sera notamment le cas si les biens sont distribués sans avoir obtenu l’autorisation de Revenu Québec. Ainsi, vous pourriez être personnellement responsable pour les sommes dues par la société ou les montants qui seront dus dans la prochaine année, notamment:
- Les droits,
- Les intérêts,
- Les pénalités, et
- Les autres frais.
Toutefois, vous ne serez responsable que pour le montant équivalent à la valeur des biens distribués. De plus, les conditions suivantes doivent être remplies.
- La société a vendu la totalité ou une partie importante de ses actifs autrement que dans le cours normal de ses activités, et
- Le produit de la vente a été distribué à l’un ou plusieurs des créanciers de l’entreprise.
Les administrateurs doivent donc être prudents et aviser Revenu Québec de leur intention de distribuer les biens avant de procéder à la distribution. Pour ce faire, il est nécessaire de remplir les formulaires suivants:
- Avis de distribution des biens, et
- Demande de certificat d’attestation de paiement de la TPS/TVH.
Revenu Québec pourra alors délivrer un certificat qui indique que vous êtes autorisé à procéder à la distribution des biens de l’entreprise.
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Quelles sont les bonnes pratiques à adopter à titre d’administrateur?
Afin de ne pas être responsables des dettes de l’entreprise, les administrateurs se doivent d’adopter de bonnes pratiques. Ceux-ci doivent d’abord se tenir régulièrement informés de la situation fiscale de l’entreprise.
Ils doivent également s’assurer que toutes les déclarations fiscales soient produites en temps opportun et vérifier que les paiements fiscaux sont effectués dans les délais requis (ou que des ententes de paiements soient prises).
Les administrateurs devraient aussi documenter les décisions et les actions prises afin de respecter les obligations fiscales de la société et mettre en place tous les mécanismes de contrôle nécessaires.
Idéalement, le conseil d'administration devrait faire appel à des professionnels en fiscalité afin de s’assurer de respecter les lois en vigueur. Il est toujours possible pour les administrateurs de souscrire à une assurance responsabilité qui va offrir une protection additionnelle.
Contrairement à ce que plusieurs croient, la charge des administrateurs est assez lourde et, par conséquent, il est nécessaire de se tenir bien informés.
Lorsque vous recevrez un avis de cotisation, vous aurez quelques recours à votre disposition. D’abord, il vous sera possible de contester l’avis grâce à un avis d’opposition qui doit être produit dans les 90.
Grâce à l’opposition, vous pourrez essentiellement contester la validité du montant qui est réclamé par les autorités fiscales. Vous pouvez également demander un allègement pour les pénalités et les intérêts qui figurent sur l’avis.
Pour ce faire, il faudra démontrer que vous avez agi avec diligence ou qu’il existe des circonstances exceptionnelles qui justifient cet allègement.
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Être administrateur vient avec de nombreuses obligations. Il peut néanmoins être difficile de comprendre toutes les règles qui encadrent l’exercice des fonctions d’un administrateur d’une entreprise.
Pour minimiser les risques d’être personnellement responsable, il est recommandé de faire appel à un avocat se spécialisant en fiscalité. Celui-ci pourra vérifier votre conformité aux règles en vigueur et éviter que vous soyez personnellement tenu responsable.
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