Une société par actions (ou une compagnie) est une entité juridique qui n’existe que sur papier : elle existe en vertu de ses statuts constitutifs qui ont été déposés auprès des autorités gouvernementales compétentes. La société par actions se manifeste à travers les différents écrits qui s’y rapportent, comme des résolutions, des règlements, des contrats, etc. Tous ces documents sont conservés dans un livre qu’on qualifie de « livre des minutes » ou de « livre des procès-verbaux », le livre de la société.
Le fait que tous ces documents soient en ordre peut être assez pratique pour tous les acteurs qui interviennent auprès d’une société, qu’il s’agisse des avocats, fiscalistes, comptables ou vérificateurs fiscaux ou tout agent public responsable de la mise en œuvre de la loi. La tenue des livres corporatifs permet ainsi de sauver du temps et d’éviter des erreurs ou des oublis qui pourraient avoir des conséquences assez fâcheuses, que ce soit au niveau opérationnel, administratif ou financier.
Heureusement, il existe des avocats en droit affaires qui peuvent s’assurer que votre société remplisse toutes ses responsabilités en matière de tenue de livres corporatifs. JuriGo vous explique donc les particularités de la tenue des livres corporatifs ainsi que le rôle de l’avocat dans tout cela.
La tenue des livres corporatifs : est-ce une obligation?
La tenue des livres corporatifs est une obligation légale pour les compagnies qui exercent leurs activités au Québec. L’article 31(1) de la Loi sur les sociétés par actions prévoit que la société doit tenir, à son siège, un livre de la société où figurent tous les documents qui doivent être mis à la disposition des administrateurs, des actionnaires et des créanciers. Ce livre doit contenir, entre autres :
- (1) Les statuts, le règlement intérieur et toute convention des actionnaires;
- (2) Les procès-verbaux des assemblées et les résolutions dans actionnaires;
- (3) Le nom et domicile des administrateur et les dates de commencement et de fin de leur mandat;
- (4) Le registre des valeurs mobilières.
Pour ce qui est des sociétés qui ont été constituées en vertu de la loi fédérale , des règles semblables sont applicables. Cependant, une distinction à noter est le fait que la loi fédérale est plus sévère et prévoit certaines sanctions en cas de non-respect des obligations relatives à la tenue des livres corporatifs. Par exemple, la société qui fait défaut de tenir l’un des registres prévus dans la loi canadienne est passible d’une amende pouvant s’élever à 5000$.
La mise à jour des livres corporatifs implique deux types d’obligations : la mise à jour annuelle des registres gouvernementaux et la tenue d’une assemblée annuelle des actionnaires.
1) La mise à jour des registres gouvernementaux
La Loi sur la publicité légale des entreprises est un instrument qui impose une obligation de mise à jour de son livre de société ainsi que des informations contenues au registre des entreprises du Québec, car celles-ci sont opposables aux tiers.
Effectivement, le registre des entreprises contient toutes les informations sur la société qui pourraient être pertinentes aux tiers , comme son nom, son domicile, le nom des administrateurs, etc. Ainsi, l’inscription d’une personne en tant qu’administrateur de la société dans le registre des entreprises du Québec peut la rendre responsable vis-à-vis les tiers en cas de litige impliquant la société.
Le registre d’une société est donc un acte authentique au sens de la loi. L’article 13 de la Loi sur les sociétés par actions précise que les tiers peuvent assumer que les documents déposés au registre des entreprises concernant la société
2) L’assemblée annuelle des administrateurs
Qu’une société soit régie par la loi fédérale ou provinciale, une société a l’obligation de tenir une assemblée annuelle des actionnaires dans le but de leur présenter les états financiers de la société et de renouveler le mandat du vérificateur. Ainsi, lorsque les actionnaires habiles à voter prennent des décisions quant à l’élection des administrateurs, la nomination du vérificateur ou l’établissement et la modification des règlements administratifs de la société, on dit qu’ils adoptent une résolution.
Il faut noter qu’il est également possible de procéder par résolution signée de tous les administrateurs ou actionnaires habiles à voter. Ces résolutions peuvent tenir lieu de réunion ou d’assemblée. Dans ce cas-ci, trois résolutions sont préparées par la société :
- Une première résolution écrite qui tient lieu d’une réunion du conseil d’administration afin d’approuver les états financiers;
- Une deuxième résolution écrite qui tient lieu d’une assemblée annuelle des actionnaires (si tous les actionnaires ne veulent pas signer cette résolution, la société doit convoquer une assemblée des actionnaires);
- Une troisième résolution est préparée et tient lieu de deuxième réunion du conseil d’administration afin de nommer les dirigeants ainsi qu’un comptable agréé (si les actionnaires ont consenti à ne pas nommer un vérificateur).
Il est primordial que toutes ces résolutions adoptées dans le cadre d’une assemblée des actionnaires et des administrateurs doivent être contenues dans le livre de société de la compagnie.
D’autres éléments à tenir à jour dans les livres corporatifs
Au stade de la préparation des résolutions écrites qui tiennent lieu d’assemblée annuelle, il est important de vérifier si des transactions ont eu lieu au cours de l’année financière qui prend fin. Si c’est le cas, il faut préparer et rédiger toute résolution particulière requise, par exemple la déclaration d’un dividende ou d’un boni ou la résolution autorisant un emprunt. Ceci permettra d’assurer que le livre de la société est à jour et il sera ainsi plus facile de faire l’historique des transactions de la société.
Il est également important que chaque modification au niveau des actions soit mise à jour dans les registres concernés. De la même façon, si les statuts ou le règlement intérieur ou administratif de la société est modifié, les résolutions approuvant ces modifications devront aussi se retrouver dans le livre de la société.
Quels sont les avantages d’une tenue efficace des livres corporatifs?
Certains pourraient minimiser l’importance de la tenue des livres corporatifs, puisqu’il s’agit d’un travail de gestion des papiers de la société. Cependant, la tenue des corporatifs est une tâche importante pour plusieurs raisons.
D’abord, le fait de garder à jour son livre de société permet aux dirigeants et aux actionnaires d’avoir une trace écrite de l’évolution de la société à travers les différents évènements ou transactions qui l’ont marquée.
Le fait de procéder à une gestion efficace des livres corporatifs permet aux dirigeants de ne pas se préoccuper des différentes formalités associées à la tenue des livres. Ils peuvent ainsi se concentrer sur les enjeux commerciaux de leurs entreprises.
De plus, lorsque la documentation d’une société est tenue de manière ordonnée, précise et efficace, les relations de la société avec les tiers (comme les acheteurs, les banquiers ou les investisseurs) se font beaucoup plus facilement, ce qui facilitera la conclusion des ententes à l’avantage de la société.
Enfin, si une société est régie par le régime fédéral des sociétés par actions, la bonne tenue des livres corporatifs assure que la société ne soit pas passible d’une amende pour des manquements relatifs à la mise à jour des renseignements contenus dans les différents registres.
JuriGo vous aide à trouver un avocat en droit des affaires pour prendre en charge la tenue des livres corporatifs!
La mise à jour du livre de société d’un livre de société peut sembler un peu banale à première vue, mais il s’agit d’une opération qui peut s’avérer assez rentable à long terme. Un livre de société bien tenu peut non seulement faciliter les échanges entre la société et les tiers, mais aussi protéger la société dans le cadre de toute action ou procédure prise contre elle ou l’un de ses actionnaires.
Plusieurs avocats et notaires offrent leurs services de mise à jour annuelle des livres corporatifs. Ces services incluent entre autres la vérification des registres gouvernementaux pertinents, la préparation des assemblées annuelles et le suivi des décisions corporatives comme les déclarations des dividendes ou les emprunts contractés par la société, etc.
Plutôt que prendre le risque de manquer aux obligations de tenue des livres de la société, pourquoi ne pas confier cette tâche à un professionnel du droit des affaires pour s’occuper de cette tâche?
D’ailleurs, JuriGo vous propose de vous mettre en contact avec un avocat en droit des affaires qui peut vous assister et vous conseiller dans la tenue et la mise à jour de votre livre de société.
Vous préférez avoir l’esprit tranquille et laisser un professionnel gérer les papiers de votre société? Le processus est très simple : vous n’avez qu’à remplir le formulaire ci-bas, et nous vous mettons en contact avec un avocat en droit des affaires dans votre région, le tout gratuitement et sans engagement! Que peut-on espérer de mieux?