Être entrepreneur, ça veut nécessairement dire que vous aurez un lot de responsabilités afin de pouvoir assurer le fonctionnement de votre entreprise.
Outre les affaires internes et l’administration de votre entreprise, vous devrez également prendre en charge un aspect de l’entreprenariat plus volatile: vos clients!
Évidemment, peu importe la raison qui vous a mené à ouvrir votre commerce, un élément est essentiel afin que ce dernier puisse continuer d’opérer : du profit. Ainsi, après avoir vendu un produit ou rendu un service, il est normalement attendu de recevoir votre part de l’entente.
Malheureusement, dans certains cas, cela peut être plus facile à dire qu’à faire. En effet, il est possible qu’après avoir rendu le service offert, un client décide de ne pas vous payer. Donc, non seulement vous devez courir après votre argent, mais vous devrez également entamer un long processus,
Néanmoins, il existe certaines stratégies vous permettant d’éviter tout ce long processus. Dès lors, vous serez en mesure de recouvrer l’argent qui vous est dû sans pour autant vous lancer dans un long périple judiciaire.
JuriGo vous aide à comprendre comment éviter les factures impayées pour votre entreprise et vous-mêmes.
Facture impayée – les 4 étapes à suivre pour régler le problème
Si jamais vous vous retrouvez devant un client qui refuse de payer ses factures après que vous avez rendu le service demandé, il est fort à parier que vous devrez entamer un processus qui peut s’avérer long.
Cependant, en suivant les bonnes étapes, vous allez pouvoir mettre toutes les chances de votre côté afin de recevoir le paiement, mais aussi éviter d’investir du temps précieux qui aurait dû être utilisé pour le développement de votre entreprise.
Voici les 4 étapes à suivre pour régler les problèmes de factures impayées de votre entreprise:
Envoyez un rappel à votre client
Tout d’abord, la première étape sera de simplement envoyer un rappel au client après que vous aurez rendu le service. En réalité, vous aurez probablement à envoyer plusieurs rappels avant de passer à la prochaine étape.
Dans ces rappels, vous devez indiquer le montant demandé, ainsi que la date d’échéance et les modalités de paiement. Gardez à l’esprit que simplifier le processus pour les clients est l’une des meilleures manières d’être payé.
Procédez à une première relance
En ce qui concerne les rappels, ces derniers seront utilisés jusqu’à l’échéance de la date limite de paiement. Toutefois, une fois celle-ci dépassée, vous devrez passer à la prochaine étape et procéder à une première relance. Dans ce cas, vous allez devoir communiquer avec le client afin de lui mentionner que la facture n’a toujours pas été payée.
| Bon à savoir! Bien que l’appel téléphonique puisse vous permettre de rapidement régler le problème, il est important de savoir que ce dernier peut être difficile à prouver. Ainsi, mieux vaut soumettre également une lettre afin de démontrer que vous n’allez pas laisser tomber. |
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À cette étape, il est fortement recommandé de rester courtois dans vos communications. Après tout, il est tout à fait possible qu’il ne s’agisse en réalité que d’un simple oubli. Cependant, si ce dernier n’agit pas après la relance, vous pourrez rapidement passer à la prochaine étape du processus.
Soumettez une mise en demeure
Toutefois, si le rappel ne règle toujours pas le problème, la prochaine étape sera de préparer une mise en demeure. Ainsi, à cette étape, vous allez passer à la prochaine phase et devenir plus offensif dans votre approche.
Normalement, lorsqu’il s’agit d’une lettre de mise en demeure, il est préférable de soumettre cette dernière par courrier recommandé afin d’obtenir un accusé de réception. De plus, dans la lettre vous devrez préciser qu’à défaut d’avoir obtenu une réponse dans un certain délai (10 jours par exemple), vous allez entamer des procédures juridiques à l’égard de celui-ci.
Intenter une demande devant les tribunaux
Bien que la mise en demeure fasse peur à plusieurs, il est tout à fait possible que celle-ci ne règle pas votre problème. Ainsi, la dernière étape sera de saisir le les tribunaux afin de demander que le client vous paye.
L’avantage de la décision judiciaire est que le client sera dès lors contraint par la loi de vous payer en respectant toutes les modalités prévues dans le jugement rendu. À défaut, vous pourrez entamer des démarches beaucoup plus sérieuses avec le client difficile.
Quelles stratégies implantées pour éviter les factures impayées?
Si vous ne souhaitez pas vous retrouver dans une situation où un client refuse de payer sa facture, il est important de prendre certaines mesures avant même que la situation survienne. En effet, il est fréquent qu’une personne se retrouve à vouloir adopter des mesures de protection alors qu’il est déjà trop tard.
Donc, que vous soyez en train de préparer le démarrage de votre entreprise ou que celle-ci soit déjà bien établie, il vous sera nécessaire de choisir une stratégie qui fonctionne pour vous et pour votre entreprise. Après tout, les factures impayées ne sont pas une fatalité.
Voici comment éviter les factures impayées pour votre entreprise au Québec:
1) Demander au client un acompte
Tout d’abord, l’une de meilleure stratégie pour éviter les factures impayées et de demander à votre client un acompte. Cela vous permettra de ne pas courir après votre argent et de rapidement valider le sérieux de votre client.
Qu’est-ce qu’un acompte? Un acompte est un montant d’argent que vous allez demander à votre client avant même de commencer à travailler pour ce dernier. Dans certaines industries, cela est une étape indispensable.
De plus, à l’inverse, il s’agit d’une bonne manière afin de démontrer votre sérieux au client et vous pourrez facilement filtrer les clients qui risquent d’être des mauvais payeurs dans le futur. Bref, l’acompte est une stratégie qui peut être gagnante pour tout le monde.
2) Vérifier la solvabilité de votre client potentiel
Ensuite, la prochaine stratégie disponible est de vous renseigner directement sur la solvabilité de votre client avant de rendre votre service. Donc, avant même de conclure un accord avec la personne, il est préférable de s’assurer que celui-ci pourra ultimement avoir les fonds nécessaires pour vous payer.
De plus, si les services que vous rendez sont d'une certaine valeur, il existe des agences de notation qui vont vous permettre de vérifier l’historique de votre client ainsi que son pouvoir d’achat.
Le but de vérifier la solvabilité de vos clients avant de contracter avec ceux-ci est de s’assurer que la personne est fiable et que vous n’aurez pas à lui courir après afin de recouvrer votre argent.
3) Offrir des options pour faciliter le paiement des factures
Toutefois, avant d’entamer de longues procédures, prenez le temps d’observer le processus permettant à vos clients de payer leurs factures. En effet, dans certains cas, il est possible que le paiement de vos factures s’avère être une tâche complexe.
Évidemment, si vous voulez être certain d’être payé, il est préférable de faciliter le processus et permettre à vos clients de payer les factures en quelques clics seulement. Donc, vous aider vos clients, vous pourriez notamment:
- Offrir le paiement en plusieurs versements,
- Permettre le paiement en ligne sécurisé, et
- Laisser le client choisir entre plusieurs moyens de paiements.
Finalement, ce qui est réellement important pour vous est de recevoir l’argent qui vous est dû. Si vous êtes en mesure d’aider votre client, mieux vaut instaurer les options en amont afin de leur permettre de payer en toute simplicité.
4) Automatiser les relances
De plus, lorsqu’un client ne paye pas, vous n’allez normalement pas entamer des procédures juridiques dès les premiers instants. En effet, en règle générale, vous allez envoyer quelques relances avant de devoir passer à la prochaine étape.
Heureusement, avec l’avènement des nouvelles technologies, il vous sera possible d’instaurer un système automatisé de relances afin de ne pas devoir perdre votre temps à communiquer avec les clients difficiles.
Toutefois, dans certains cas, il peut s’avérer utile d’appeler le client afin de pouvoir comprendre pourquoi il ne vous a toujours pas payé. Dans certains cas, il peut s’agir d’un simple oubli.
5) Ajouter des pénalités de retard dans votre contrat
Finalement, si vous souhaitez éviter tout problème, il vous est possible d’ajouter une clause de pénalité de retard dans votre contrat avec le client. Cette pénalité pourrait aussi se retrouver sur vos factures.
Grâce à la pénalité de retard, vous allez encourager les clients à payer le plus rapidement possible afin d’éviter les montants inutiles provenant du fait qu’ils n’ont pas payé en temps et lieu.
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Il ne fait aucun doute que pour une entreprise, un client qui ne paye pas peut s’avérer très dommageable. Cela est d’autant plus vrai dans le cas où vous avez une petite ou moyenne entreprise (PME).
Ainsi, il est tout à fait possible que vous pensiez que les coûts et les efforts nécessaires à l’obtention de votre paiement n’en valent pas la peine. Toutefois, peu importe le montant, il est important d’aller chercher l’argent qui vous est dû.
Heureusement, grâce au bon professionnel de votre côté, vous serez en mesure de rapidement trouver une solution afin de recouvrer l’argent qui vous est dû sans dépasser des frais inutiles dans le processus.
De plus, en faisant appel à un avocat spécialisé, celui-ci pourra vous conseiller quant aux meilleures pratiques à adopter au sein de votre entreprise afin de minimiser les risques de factures impayées.
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