De plus en plus, avec l’avènement des nouvelles technologies, les entreprises se numérisent rapidement. Cela affecte tant les grandes entreprises que les petites et les moyennes entreprises (PME).
Ainsi, avant de vous lancer dans une entreprise entièrement en ligne, vous devez garder à l’esprit que vous aurez un certain nombre d’obligations à respecter dans l’aspect digital de votre entreprise.
L’une de ces obligations concerne la protection des données personnelles. Par conséquent, dès le départ, il sera nécessaire de prendre en considération toutes ces obligations. Après tout, la protection des données est l’un des aspects essentiels dans la pratique commerciale actuelle.
Avant de commencer à collecter les données de vos clients, assurez-vous de vérifier de quelle manière ces obligations vont impacter les activités commerciales de votre PME au Québec. Cela pourrait jouer gros dans la chandelle.
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Loi Québécoise sur la Protection des données (Loi 25) – À quoi sert-elle?
Depuis quelques années, la Loi québécoise sur la protection des données, communément appelée la Loi 25, encadre la protection des informations personnelles en ligne des résidents québécois. Cette loi va particulièrement viser les organismes détenant ces dernières.
De manière générale, l’objectif premier de cette loi sera de définir la manière dont les entreprises peuvent collecter les données, mais également la manière dont elles peuvent les utiliser ou les divulguer.
Évidemment, comme son nom l’indique, la Loi 25 impose des obligations afin de s’assurer que les données personnelles des Québécois soient protégées et que les entreprises respectent leur droit à la vie privée.
Ainsi, grâce à cette loi, les résidents du Québécois vont recevoir de nombreux droits relatifs à leurs données personnelles détenues par une entreprise, notamment:
- Le droit d’accès,
- Le droit de consulter, et
- Le droit de corriger ses informations personnelles.
À l’instar du Règlement général sur la protection des données (RGPD) adopté par l’Union européenne, les entreprises devront obtenir le consentement explicite des consommateurs avant de pouvoir obtenir leurs données personnelles.
| Attention! Contrairement au RGPD en Europe qui s’applique à la fois au secteur public ainsi qu’au secteur privé, la Loi québécoise ne s’applique qu’aux entreprises privées. Ainsi, pour un utilisateur, ce dernier ne peut pas utiliser cette dernière contre le gouvernement. |
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Qui est visée par la Loi 25? Au Québec, toutes les entreprises qui opèrent sur le territoire de la province devront respecter la loi. En effet, peu importe où l’entreprise est localisée, cette protection va s’appliquer, et ce, pour toutes les données obtenues à partir de l’année 2010.
En d’autres termes, lorsque cette loi s’applique à votre entreprise, vous aurez à suivre toutes les lignes directrices s’appliquant à vous dans la divulgation, la protection, l’utilisation et la collecte des données personnelles par votre organisation privée.
Quel est l’impact de la Loi 25 sur ma PME?
Même si, à première vue, cette loi ne semble ajouter qu’un fardeau à votre PME, il n’en reste pas moins qu’il existe également certaines conséquences positives liées au respect de ces obligations.
Tout d’abord, en ce qui concerne les avantages, le respect de cette Loi va vous permettre d’avoir un retour positif sur la réputation de votre entreprise. De plus, cela va faire en sorte que vos clients auront une meilleure confiance en vous.
| Bon à savoir! Si vous ne respectez pas les obligations prévues par la loi, il sera possible pour un individu lésé d’intenter une action directement contre votre entreprise. Ce droit n’est pas disponible dans toutes les juridictions au monde. |
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De plus, en respectant toutes les obligations dans la Loi québécoise sur la protection des données, cela risque de favoriser vos activités et vos relations commerciales sur le court terme, mais particulièrement sur le long terme.
Cependant, à l’inverse, cette Loi peut également exposer votre entreprise à de lourdes conséquences financières, mais également juridiques. En effet, si vous ne respectez pas toutes les obligations, vous risquez fort probablement d’avoir une sanction.
Cela pourrait également ternir la réputation de votre entreprise puisque les clients seront au fait que vous enfreignez la loi qui a comme objectif de protéger leurs données. Par conséquent, il est crucial de prendre ces obligations au sérieux et de s’assurer que vous mettiez en place toutes les mesures nécessaires pour respecter la Loi.
À qui s’appliquent les obligations de la Loi 25 au Québec?
Vous hésitez à savoir si votre PME doit respecter les obligations relatives à la protection de données personnelles? Comme mentionné, cette loi s’applique à toutes les entreprises qui opèrent au Québec, et ce, peu importe, si elle y est basée.
De plus, la loi québécoise s'applique également à tous les organismes qui exercent l’une des activités décrites dans la loi (collecte, divulgation, utilisation ou traitement) par rapport aux données personnelles des résidents du Québec. En d’autres termes, la loi s’applique aux entreprises et aux OBNL.
Qu’est-ce qu’une « donnée personnelle »? La protection offerte par la Loi 25 ne vise que les données personnelles. En règle générale, cela va non seulement le nom de la personne, mais également:
- Son adresse,
- Son numéro de téléphone,
- Ses informations financières, et
- Son adresse courriel.
Bref, si l’information permet d’identifier la personne en question, il est fort à parier que cette dernière est couverte par la protection de la loi en question. Ainsi, votre PME devra respecter les obligations se trouvant dans la Loi.
Quelles sont les obligations de mon entreprise quant à la protection des données personnelles?
Puisque la loi s’applique aux activités commerciales de votre entreprise, vous aurez à vous assurer de respecter toutes les obligations en vigueur. Ces dernières vont normalement entrer en jeu lorsque vous effectuez le traitement de données personnelles de votre consommateur.
Votre première obligation est d’obtenir, auprès de votre client, un consentement explicite avant même d’entamer le traitement de ses informations personnelles. Pour ce faire, il est possible d’ajouter un formulaire sur votre site Internet.
| Pas si vite! Lorsque vient d’obtenir le consentement, il est important d’expliquer au consommateur pourquoi vous collectez ses données et comment vous allez utiliser ces dernières. |
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Finalement, votre entreprise aura l’obligation de prendre toutes les mesures raisonnables afin de s’assurer que les informations collectées sont complètes, à jour et exactes. Vous devez aussi protéger les informations personnelles contre la destruction, la divulgation, le vol ou l’accès non autorisé des données en question.
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Quels droits devez-vous garantir aux clients de votre PME?
Outre les obligations que vous devez respecter dans le traitement des données personnelles de vos clients, il sera nécessaire de permettre à ces derniers d’exercer certains droits offerts par la Loi 25. Ainsi, voici les droits que vous devez leur garantir:
| Droit des utilisateurs | Explication |
|---|---|
| Accès | Accéder aux informations personnelles détenues par l’entreprise dans un délai de 30 jours après la demande. |
| Rectification | Demander la modification d’informations inexactes dans un délai raisonnable. |
| Retirer le consentement | L’organisme devra respecter la demande et arrêter le traitement des données personnelles immédiatement. |
Bref, dans ce cas, les droits offerts aux consommateurs imposent également certaines obligations à respecter pour votre PME. Si vous ne donnez pas suite à leur demande, vous ferez face à de lourdes conséquences.
Comment s’assurer que ma PME est conforme à la Loi 25?
Si vous souhaitez être conforme avec la Loi 25, votre PME devrait prendre un lot de mesures. Par exemple, il sera nécessaire de nommer un responsable de la protection de données. Celui-ci sera chargé d’assurer la supervision et le respect des procédures imposées par la loi.
De plus, vous aurez l’obligation d’effectuer une évaluation de l’impact sur la vie privée de vos clients. Cette dernière vous permettra d’identifier les risques relatifs aux informations personnelles de vos clients.
| Le saviez-vous? Puisque le monde virtuel n’est pas limité par les frontières terrestres, il est probable que vous ayez à respecter les obligations imposées par d’autres juridictions. Ainsi, assurez-vous de prendre connaissance du RGPD ainsi que du California Consumer Privacy Act (CCPA).Puisque ces deux lois sont considérées comme très strictes, elles vous permettent d’atteindre un niveau de protection élevé. De plus, vous allez probablement respecter toutes les obligations imposées par d’autres pays. |
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Finalement, vous devrez adopter une politique ainsi que des procédures à suivre lorsqu’une violation des données survient. Cela inclut notamment les exigences relatives à la notification et à la réparation.
Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité?
Dans l'éventualité où vous ne respectez pas l’une des obligations imposées par la loi, vous ferez normalement face à un lot de conséquences. Comme mentionné, ces dernières sont normalement de nature juridique ou judiciaire.
D’un point de vue financier, vous pourriez faire face à une amende. Le montant de cette dernière va varier s’il s’agit de votre première infraction ou s’il est question d’une récidive. Cependant, dans les deux cas, l’amende peut être salée:
| Infraction | Coût maximal (2024) |
|---|---|
| Première infraction | 50 000$ |
| Récidive | 100 000$ |
Cependant, outre les sanctions financières, vous pourriez également faire face à des sanctions juridiques. Par exemple, les individus ainsi que l’autorité gouvernementale compétente pourront directement intenter un recours contre votre entreprise.
Finalement, le juge pourrait vous contraindre à prendre des mesures de réparation. Ces dernières auront comme principal objectif de s’assurer que vous êtes conforme. Ainsi, il est possible que vous ayez à modifier vos politiques ou les procédures en vigueur au sein de votre PME.
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L’évolution des nouvelles technologies offre de nombreuses opportunités pour les petites entreprises au Québec et ailleurs dans le monde. Cependant, plusieurs enjeux relatifs à la vie privée sont également présents.
Ainsi, il est préférable de prendre connaissance des lois concernant le traitement des données personnelles de vos clients afin de réduire au maximum les risques de sanctions financières ou juridiques.
Cependant, en tant qu’entrepreneur, il est tout à fait possible que vous ne soyez pas la meilleure personne pour vérifier la conformité de votre entreprise. Heureusement, un avocat spécialisé en protection de données peut s’avérer être l’allié qu’il vous faut.
En effet, grâce au professionnel juridique, vous pourrez être certain que votre entreprise respecte toutes les obligations en vigueur. Dans l’éventualité où un litige est intenté contre votre entreprise, l’avocat pourra préparer la meilleure défense pour vous.
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