Vous souhaitez vous lancer en affaires et vous débuter par l’incorporation?
Vous avez déjà une entreprise et vous souhaitez incorporer cette dernière afin de faciliter la croissance de votre compagnie?
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles un entrepreneur pourrait souhaiter incorporer son entreprise. Évidemment, une telle décision engendre des coûts additionnels et, pour réduire le fardeau financier, certaines personnes décident de ne tout simplement pas faire appel à un professionnel.
Malheureusement, cette décision risque d’engendrer une incorporation qui est incomplète et remplie d’erreurs que vous auriez pu facilement éviter. Dans certains cas, ces erreurs ne seront pas réversibles.
Ainsi, même si vous avez économisé pour l’incorporation, certaines erreurs pourraient s’avérer être plus coûteuses. Avant de vous lancer, il est préférable de connaître les erreurs les plus communes.
JuriGo vous donne le top 5 des erreurs à éviter lorsque vous incorporez votre entreprise au Québec!
Erreur 1 – Indiquer un nombre fixe d’administrateurs
L’une des particularités lorsque vous souhaitez intégrer une entreprise est que vous aurez des administrateurs. Malheureusement, les personnes n’ayant pas une connaissance étendue du droit ont souvent tendance à indiquer un nombre fixe d’administrateurs.
Par exemple, si vous êtes 4 cofondateurs, vous pourriez être tenté d’indiquer 4 dans les statuts constitutifs de votre entreprise. Une telle décision fait en sorte que votre entreprise n’est pas flexible et ne peut pas s’adapter aux changements dans l’administration de votre entreprise.
En effet, puisque votre entreprise incorporée n’a pas de durée de vie, il est fort probable que vous ayez tôt ou tard à changer le nombre d’administrateurs. Si vous avez un nombre fixe d’administrateurs, il faudra procéder à une modification de vos statuts constitutifs, ce qui peut s’avérer ardu.
Afin d’éviter une telle situation, il est préférable d’indiquer une fourchette d’administrateurs. Ainsi, tant et aussi longtemps que vous avez un nombre d’administrateurs qui se trouve entre le minimum et le maximum, vous n’aurez pas à effectuer une modification des statuts constitutifs.
Une bonne pratique est d’avoir un minimum d’un administrateur et un maximum de 10 administrateurs. Ainsi, même si un administrateur quitte de manière spontanée, vous pourrez toujours administrer votre entreprise.
Erreurs 2 – Ne pas ajouter les annexes aux statuts
Même si cela n’est pas obligatoire, il est toujours préférable d’ajouter des annexes à vos statuts constitutifs afin de faciliter le fonctionnement immédiat, mais aussi futur de votre entreprise.
Par exemple, les annexes pourraient inclure une description détaillée de votre capital-actions. Si vous n’ajoutez pas ce descriptif, votre entreprise n’a qu’une seule catégorie d’actions et donc, vous vous limitez grandement.
Puisque toutes les actions posséderont les trois droits (1 droit de vote, 1 droit aux dividendes et 1 droit au reliquat), il ne sera pas possible d’avoir des actions privilégiées qui permettent de favoriser le pouvoir décisionnel de certains actionnaires.
Vous souhaitez modifier votre capital-actions? Dans ce cas, il faudra procéder à une modification de votre acte constitutif. Pour ce faire, il faudra adopter une résolution spéciale, ce qui signifie le ⅔ de vos actionnaires.
Ensuite, si la résolution est adoptée, il faudra produire des statuts de modification à l’intention du gouvernement et, finalement, émettre un certificat de modification. Tout cela va engendrer des frais additionnels.
Toutefois, la description du capital-actions n’est pas la seule annexe que vous devrez ajouter à vos statuts. Vous pourriez également avoir des dispositions qui limitent le transfert d’actions. Cela pourrait vous permettre d’éviter l’application de quelques règles relatives aux valeurs mobilières. Pour être un émetteur fermé, votre entreprise devra avoir les annexes suivantes:
- Restrictions sur le transfert des titres ou des actions, et
- Autres dispositions.
En d’autres termes, ne pas avoir les bonnes annexes au moment de l'incorporation pourra vous ralentir, mais également vous coûter plus cher puisque cela occasionne des frais administratifs.
Certaines lacunes seront tout simplement irréversibles. Ce sera notamment le cas si vous ne produisez pas les prospectus à l’autorité des marchés financiers. Dans les cas les plus importants, vous pourriez avoir des sanctions civiles et même pénales si n’envoyez pas les bons documents au bon moment.
Erreur 3 – Ne pas considérer l’organisation juridique
Il est important de garder à l’esprit que l’incorporation n’est qu’une étape dans le démarrage d’entreprise. En effet, même après avoir délivré le certificat de constitution, vous devrez tout de même organiser votre entreprise.
Lorsqu’il est question d’organisation juridique, vous devrez notamment procéder à l’approbation de votre règlement intérieur. De plus, il faudra émettre les premières actions de votre entreprise, élire les administrateurs et nommer les dirigeants.
Depuis quelques années, il faudra identifier les individus ayant un contrôle important sur l’entreprise. À défaut de respecter ses obligations dès l’incorporation, vous pourriez vous retrouver avec des coûts plus importants.
Une entreprise incorporée va changer au fil des années et, plus vous attendez pour organiser votre entreprise, plus les résolutions et les analyses à effectuer seront complexes. Cela va ultimement se refléter dans la facture du professionnel embauché pour intervenir.
Erreur 4 – Penser que la responsabilité limitée est sans faille pour les actionnaires
Plusieurs raisons vont justifier la décision pour un entrepreneur d’opter pour l’incorporation. L’un des principaux avantages de cette structure juridique est la responsabilité limitée des actionnaires, également connue comme le voile corporatif.
Puisque les entreprises incorporées ont leur propre personnalité juridique, l’actionnaire ne pourra généralement pas être tenu responsable pour les actes posés par la société par actions. Par contre, ce droit a tout de même des limites.
Plusieurs personnes pensent donc à tort qu’ils peuvent faire n’importe quoi puisqu’ils sont à l’abri d’un recours personnel. Au Québec, il est possible de lever le voile corporatif et donc, les actes pourront être imputables à l’actionnaire.
De plus, il est possible qu’un actionnaire ait pris la décision de cautionner la dette de l’entreprise. Dans ce cas, il sera personnellement responsable de la dette. Si l’entreprise n’est pas en mesure de payer, l’actionnaire pourrait devoir payer.
Donc, même si le voile corporatif protège personnellement les actionnaires dans plusieurs situations, il est important de savoir que cette protection ne s’applique pas dans toutes les situations. Ce sera notamment le cas lors d’une fraude ou d’une négligence de la part d’un actionnaire.
La loi va également prévoir des obligations pour les administrateurs. Dans ce cas, ceux-ci ne pourront pas se protéger avec le voile corporatif. Par exemple, ils sont responsables de payer la TPS et la TVQ ainsi que toutes les autres déductions à la source qui sont dues aux autorités fiscales si l’entreprise ne paye pas.
Erreur 5 – S’incorporer trop vite
L’incorporation est une étape excitante dans la vie d’une entreprise. Cela représente normalement la croissance de votre entreprise. Toutefois, il ne faut pas se lancer la tête baissée dans le processus d’incorporation.
Dans bien des cas, il est probable que votre entreprise n’ait tout simplement pas besoin de s’incorporer. Au Québec, il existe plusieurs structures d’entreprise et chacune d’elles possède ses propres avantages.
À l’inverse, les formes d’entreprises ont également des désavantages. Dans le cas de l’incorporation, cela occasionne des coûts de démarrage, mais également de fonctionnement plus élevés que les autres sociétés.
Ainsi, si votre entreprise a actuellement une marge de profit assez faible, il est probable que la société par actions se transforme en un fardeau fiscal trop important pour votre entreprise, ce qui peut même vous forcer à déclarer faillite.
De plus, si vous prenez la décision d’incorporer votre entreprise, il ne sera pas toujours possible de corriger les erreurs dans les documents constitutifs. Lorsque cela sera possible, plusieurs règles de formalité devront être respectées.
Par exemple, si vous souhaitez fermer votre entreprise, vous devrez respecter les procédures établies par la loi lorsque vous avez une entreprise incorporée. Généralement, ces démarches vont nécessiter des professionnels ce qui signifie des coûts supplémentaires. Si les finances de votre entreprise sont limitées, vous pourriez avoir de la difficulté à fermer votre entreprise.
En incorporant votre entreprise, vous devrez choisir entre l’incorporation provinciale et l’incorporation fédérale. Si vous faites le mauvais choix, cela occasionnera des procédures additionnelles et ultimement des coûts.
Avant de vous incorporer, faites appel à un avocat partenaire de JuriGo!
Il est vrai que l’incorporation est une grande étape. Cependant, cela ne veut pas dire que toutes les entreprises doivent s’incorporer dès qu’elles le peuvent. Il faut effectivement choisir le bon moment.
Même lorsque vous décidez de vous incorporer, ce n'est pas le moment de couper sur toutes les dépenses pour le faire à faible coût. Bien que ces 5 erreurs soient fréquentes, elles ne sont pas exhaustives et il existe plusieurs autres éléments à prendre en considération.
Pour bien s’entourer au moment de l’incorporation, il est fortement recommandé de faire appel à un avocat qui se spécialise en droit des affaires. Ce dernier pourra d’abord s’assurer que l'incorporation est la bonne option pour votre entreprise.
Ensuite, si tel est le cas, l’avocat pourra s’assurer d’éviter toutes les erreurs qu’un entrepreneur pourrait faire dans une telle situation. Il faut garder à l’esprit que la majorité des personnes ne vont pas incorporer plusieurs entreprises dans leur vie et donc, l’aide du professionnel juridique peut vous permettre de prévoir les éventuels défis que vous allez rencontrer.
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