Lorsque vous souhaitez démarrer votre entreprise au Québec, il existe plusieurs lois à considérer. L’une des plus importantes est la Loi sur la publicité légale des entreprises au Québec.
Cette loi d’une très grande importance a comme objectif d’instituer le Registraire des entreprises, mais aussi, les règles qui concernent ce dernier et les informations nécessaires au REQ.
De plus, la Loi souhaite renforcer la protection du public en offrant une vaste gamme d’informations concernant les entreprises inscrites et vise à contribuer à la lutte contre l’évasion fiscale ainsi que la corruption.
Grâce à JuriGo, apprenez tout ce qu’il faut savoir sur la Loi sur la publicité légale des entreprises.
Chapitre 1 – L’institution d’un Registraire des entreprises du Québec
La première partie de la Loi met en place le Registraire des entreprises du Québec (REQ) sous la direction du ministre de l’Emploi et de la Solidarité sociale. Cet officier public a comme pouvoir d’exercer tous les pouvoirs qui sont établis dans la L.p.l.e.
Par exemple, le registraire aura à sa charge plusieurs pouvoirs, dont l’obligation de tenir le registre des entreprises et de le tenir à jour. De plus, il devra s’occuper de l’immatriculation des nouvelles entreprises, peu importe la forme juridique choisie . Aussi, il sera l’autorité avec le pouvoir de conférer l’existence à une personnalité morale.
Pour tous les actes accomplis de bonne foi par le registraire dans l’exercice de ses fonctions, il ne pourra pas être poursuivi en justice en raison des actes officiels qu’il aura complétés.
Chapitre 2 – Le rôle du Registre des entreprises
L’un des principaux rôles du registraire établi en vertu du chapitre premier est le fait qu’il doit tenir le registre des entreprises du Québec. Ce document contient toutes les informations pertinentes sur les entreprises inscrites et les documents obligatoires.
Il existe plusieurs types d’entreprises qui peuvent s’inscrire auprès du registraire, notamment:
- Les entreprises individuelles,
- La fiducie, et
- La société de personnes.
Le Registre fonctionne en indexant tous les documents et les informations qui s’y retrouvent. Ils seront régulièrement mis à jour pour le registre avec les déclarations fournies par les administrateurs des entreprises.
L’index va regrouper l’information qui s’y trouve en catégorie et selon un ordre chronologique. Dans la plupart des cas, les informations qui se retrouvent dans le document sont régulées par le ministre.
Chapitre 3 – Choisir le nom de votre entreprise
Lorsque vous démarrez une entreprise au Québec, vous aurez à choisir le nom de celle-ci en fonction des multiples règles imposées dans la L.p.l.e. D’abord, il est nécessaire que votre nom respecte la Charte de la langue française.
Ensuite, il est important que le nom de votre entreprise ne contienne pas une expression qui soit réservée à d’autres types d’entreprises . Ce sera notamment le cas pour « Cpe ». Aussi, il ne faut pas que le nom soit considéré comme immoral, obscène ou scandaleux.
Lorsque vous constituez une entreprise, vous aurez à choisir la forme juridique de celle-ci. Dans ce cas, il sera important d’identifier le bon acronyme si cela est nécessaire pour votre entreprise.
Par exemple, les cabinets d’avocats ont tendance à choisir la société en nom collectif à responsabilité limitée . Donc, il faudra ajouter “s.e.n.c.r.l.” à la fin du nom et pas seulement “s.e.n.c.” qui est pour les sociétés en nom collectif.
Par la suite, votre nom d’entreprise ne doit pas laisser faussement croire que celle-ci à un but non lucratif ou qu’elle a une fonction d’autorité publique. Votre entreprise ne peut pas non plus laisser faussement croire qu’elle est liée à une autre personne.
Finalement, le nom que vous choisirez pour votre entreprise ne doit pas être similaire à un nom qui est déjà utilisé au Québec par une autre entreprise. Dans ce cas, l’autre propriétaire pourrait demander au Registraire d’annuler votre nom.
| Attention! Le simple fait d’enregistrer le nom de votre entreprise dans le Registre des entreprises du Québec ne vous donne pas les droits sur ce dernier. Il faut que vous utilisiez ce dernier dans le cours de vos activités. |
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Dans l’éventualité où vous ne respectez pas les règles concernant le choix du nom de votre entreprise, le Registraire des entreprises du Québec pourrait radier votre immatriculation ou annuler votre choix de nom.
Chapitre 4 – Effectuer l’immatriculation de votre entreprise au Québec
Une autre des rôles donnés au Registraire des entreprises du Québec en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises au Québec est la possibilité d’effectuer l’immatriculation des entreprises.
Dans plusieurs cas, ce processus est obligatoire. Ce sera le cas des entreprises individuelles qui ne possèdent pas le nom complet de l’administrateur seul. Toutefois, vous aurez l’obligation de vous immatriculer si votre entreprise exploite un point de vente de tabac ou un salon de bronzage.
Bon à savoir! Si vous n’avez pas l’obligation de vous immatriculer en vertu de la L.p.l.e., vous pouvez tout de même procéder à l’immatriculation.
Aussi, toutes les autres formes d’entreprise au Québec ont l’obligation de s’immatriculer. Donc, si vous choisissez de constituer l’une de ses formes juridiques d’entreprise, vous aurez à procéder à l’immatriculation:
- La société en nom collectif ,
- La société en commandite ,
- La société de personnes qui n’est pas constituée au Québec
- La personne morale,
- La société d’économie mixte,
- La fiducie qui exploite une entreprise commerciale, et
- L’union de personnes liées par contrats d’assurance.
Il existe une certaine présomption concernant l’exercice et l’exploitation d’une entreprise au Québec. En effet, si vous avez une adresse valide, un code postal, un numéro de téléphone et que vous effectuez des actions afin d’obtenir un profit, vous êtes présumés exploiter une entreprise au Québec.
Si vous souhaitez vous immatriculer au Québec, mais que vous n’y avez aucune adresse, il vous sera possible de désigner un fondé de pouvoir. Le fondé de pouvoir va représenter l’assujetti en question aux fins de l’application de la Loi.
Le contenu de votre déclaration d’immatriculation
Si vous souhaitez immatriculer votre entreprise au Québec, il faut d’abord déposer votre déclaration d’immatriculation ou votre acte constitutif s’il s’agit d’une société par actions. Cela devrait être fait dans les 60 jours suivants le début de votre obligation.
Dans votre déclaration d’immatriculation, vous aurez à inclure certaines informations en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises, notamment les noms et le domicile de l’entreprise. Aussi, il faudra mentionner la forme juridique choisie.
Toutefois, il existe plusieurs autres informations qui doivent se retrouver dans la déclaration. Ces dernières se trouvent, pour la plupart, à l’article 33 de la L.p.l.e. De plus, selon votre forme juridique, il faudra ajouter certaines informations supplémentaires.
| Forme juridique de votre entreprise | Dispositions |
|---|---|
| Société de personnes | Art. 34 Lple |
| Personne morale | Art. 35 Lple |
| Fiducie | Art. 35.1 Lple |
Il peut exister certaines situations dans lesquelles le registraire va devoir refuser la demande d’immatriculation. Ce sera le cas si la déclaration ne possède pas l’ensemble des informations demandées et si ces dernières ne s’avèrent pas véridiques.
Votre demande d’immatriculation sera aussi refusée s’il existe une période de radiation sur votre entreprise. Si vous respectez toutes les conditions pour l’immatriculation, vous recevrez un numéro d’entreprise du Québec (NEQ).
Mettre à jour vos informations
La personne assujettie à l’obligation de vérifier si les informations se trouvant dans la déclaration sont toujours d’actualité . Si cela n’est pas le cas, vous aurez à modifier l’information qui s’y trouve.
Par exemple, il faudra effectuer une déclaration dans l’éventualité où vous décidez d’effectuer une dissolution ou une liquidation de cette dernière. Aussi, un assujetti qui fait faillite devra le déclarer au registre.
Dans la grande majorité des cas, les modifications devront être déposées lors de la déclaration de mise à jour annuelle. Toutefois, certaines modifications sont assez importantes pour exiger que l’assujetti dépose la modification dès qu’elle survient.
La section 2 du chapitre 4 vous permettra de savoir si votre modification doit être déclarée dans l’immédiat ou si vous pouvez attendre la mise à jour annuelle.
La radiation de l’immatriculation de votre entreprise
Il existe plus d’une manière dont peut survenir la radiation de votre immatriculation. D’abord, cela pourrait survenir après la production d’une déclaration de radiation. Dans ce cas, il faudra payer les frais exigibles.
Il est aussi possible que votre immatriculation soit radiée d’office par le Registraire. Ce sera notamment le cas si vous n’avez pas produit votre déclaration annuelle pour les deux dernières années. Dans ce cas, l’assujetti devra avoir reçu un avis en vertu de l’article 73.
Heureusement, la Loi prévoit une possibilité de révoquer la radiation si l’assujetti dépose une demande de déclaration initiale, ses déclarations de mise à jour annuelles qu’il n’a pas déjà remplies. De plus, il faudra s'acquitter des frais demandés.
Chapitre 5 – les frais et les pénalités administratives
Lorsque vous devez faire affaire avec le Registraire des entreprises au Québec, il existe de nombreux frais qui seront exigibles pour les services. Ce sera notamment le cas lorsque le REQ doit traiter le dépôt d’un dossier.
Dans la plupart des cas, ces montants se trouvent à l’annexe de la loi. Il est aussi possible de demander que votre dossier soit traité prioritairement. Dans ce cas, il faut ajouter un certain montant aux frais.
Normalement, ces montants sont annexés le 1er janvier de chaque année. Aussi, le ministre a toujours la possibilité de renoncer aux frais ou aux pénalités qu’il peut demander.
Annuellement vous aurez à effectuer une déclaration de mise à jour. Cette dernière est associée à certains frais. Si vous oubliez de la déposer dans le délai prescrit, une pénalité administrative pourrait vous être imposée.
Les autres chapitres de la Loi sur la publicité légale des entreprises
Il existe d’autres chapitres permettant d’appliquer la Loi. Chacun d’entre eux a un rôle précis dans la gestion de l’immatriculation.
D’abord, le Chapitre 6 permet de comprendre la publicité des documents qui se trouvent directement au REQ. Ce sera le cas des mises à jour ou des retraits du registraire. Ensuite, le Chapitre 7 explique les pouvoirs qui sont octroyés au ministre ainsi qu’aux administrateurs du REQ. Par exemple, ils peuvent s’occuper de la gestion de dossier ou conclure des ententes.
Le Chapitre 8 donne le pouvoir au registraire d'effectuer des enquêtes afin de vérifier si le contenu des documents déposés reflète la réalité. Cela est dû au fait que l’un de ses objectifs est la protection de la population.
Dans l’éventualité où vous n’êtes pas d’accord avec quelconques décisions du registraire, il est toujours possible d’entamer un recours en vertu du Chapitre 9 de la Loi. Dans la majorité des cas, il va être question d’un recours administratif, mais il peut arriver que vous soyez en recours civil ou pénal.
Finalement, les Chapitre 10 à 12 incluent toutes les dispositions additionnelles correspondantes aux règlements qui découlent de la loi, les enjeux pénaux ainsi que les modifications causées par la L.p.l.e.
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Comme vous avez pu le constater, la Loi sur la publicité légale des entreprises encadre strictement l’immatriculation d’une entreprise. Cependant, cette loi n’est pas la seule que vous aurez à respecter lorsque vous démarrez une entreprise.
En effet, selon le véhicule juridique choisi, vous aurez à respecter d’autres conditions additionnelles. Heureusement, il existe des avocats qui se spécialisent en démarrage d’entreprise qui pourront vous conseiller sur les structures possibles ainsi que dans la rédaction des documents obligatoires.
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