Vous hésitez à incorporer votre entreprise? Dans ce cas, la première étape est de vous assurer que vous comprenez toutes les démarches légales ainsi que les procédures à respecter pour être en conformité avec la législation en vigueur.
Si vous envisagez de créer une société par actions au Québec, vous devrez obligatoirement procéder à son incorporation. Une des étapes essentielles est la préparation de la déclaration initiale d’une personne morale.
Une fois incorporée, votre entreprise aura sa propre personnalité juridique. Cela signifie que votre compagnie pourra détenir ses propres biens et votre responsabilité personnelle sera considérablement limitée.
Cependant, afin d’éviter que votre document soit rejeté par le Registre des entreprises, vous devrez respecter toutes les conditions entourant la production d’un tel document légal pour votre entreprise.
JuriGo vous guide dans la préparation de la déclaration initiale de votre société par actions au Québec!
Qu’est-ce qu’une personne morale?
En temps normal, lorsque vient le temps de préparer une déclaration initiale d’entreprise, il est généralement question d’une société par actions. Par conséquent, cette dernière sera considérée comme une personne morale.
Puisque votre entreprise aura sa propre personnalité, cela aura plusieurs conséquences importantes d’un point de vue juridique. Par exemple, elle pourra elle-même intenter des litiges ou déclarer faillite sans avoir de conséquence pour vos biens personnels.
La société par actions est-elle la seule à être une personne morale? Oui, au Québec, il existe plusieurs structures d’entreprise. Néanmoins, en vertu de l’article 2188 du Code civil, seule la société par actions aura une personnalité juridique.
| Art. 2188. La société est en nom collectif, en commandite ou en participation. Elle peut être aussi par actions, dans ce cas, elle est une personne morale. |
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Ainsi, la société par actions aura plusieurs avantages par rapport aux autres structures d’entreprise. En effet, tous les actionnaires vont jouir d’une protection contre plusieurs risques relatifs à l’entreprise, notamment:
- Les risques financiers,
- Les risques juridiques (des litiges par exemple), ou
- Les risques du marché.
En revanche, il faudra prévoir tous les coûts supplémentaires lorsque vous constituez une telle entreprise au Québec. Outre ces coûts, des frais annuels importants vont devoir être payés. Donc, il est possible que ça ne soit pas la meilleure option pour vous.
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Quelle est l’utilité d’une déclaration initiale pour votre entreprise?
Au Québec, si vous souhaitez exercer une activité commerciale grâce à une société par actions, vous aurez plusieurs obligations à respecter. Ces dernières sont normalement d’ordre administratif ou fiscal.
| Qui doit produire une déclaration initiale? Outre le fondateur d’une société par actions, la déclaration initiale doit également être préparée dans les cas suivants:Coopérative, Mutuelle d’assurance, ouPersonne morale sans but lucratif.Peu importe la structure de votre entreprise, la déclaration sera la même, et donc, vous pourrez utiliser le formulaire en ligne du REQ. |
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L’une de ces obligations est de préparer une déclaration initiale pour votre entreprise. Vous aurez à produire ce document que si vous choisissez de faire une personne morale. Donc, dans l’éventualité où vous optez pour une autre structure, ce document n’est pas pertinent.
À quoi va servir la déclaration? De manière générale, ce document va permettre aux autorités gouvernementales d’obtenir certaines informations importantes par rapport à votre entreprise. Vous aurez à intégrer plusieurs informations dans la déclaration en question, notamment:
- Les coordonnées des actionnaires de l’entreprise,
- Les coordonnées des administrateurs initiaux, et
- Le domaine d’activité de votre société.
À quel moment faut-il produire la déclaration initiale? Ce dernier devra être produit au même moment où vous préparerez l’incorporation de votre entreprise auprès du Registre des entreprises du Québec (REQ).
Cependant, si vous n’êtes pas en mesure d’envoyer la déclaration lorsque vous complétez l’immatriculation de votre entreprise, il n’y a aucun problème. En effet, vous disposez de 60 jours après l’immatriculation afin de soumettre votre déclaration initiale.
Après ce délai, vous aurez à payer une pénalité si vous souhaitez créer votre entreprise et exercer vos activités commerciales. Outre les conséquences monétaires, vous aurez aussi des sanctions administratives.
TOUT savoir avant de remplir votre déclaration initiale
Pour remplir votre déclaration initiale, il sera nécessaire de vous rendre sur le formulaire en ligne sur le site web du Registre des entreprises. Il s’agit d’un service complètement gratuit tant et aussi longtemps que vous respectez tous les délais.
| Bon à savoir! La déclaration initiale est également nécessaire lorsque vous avez l’intention de fusionner deux personnes morales ou lorsqu’elles continuent leur existence en vertu de la loi en vigueur au Québec. |
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Plusieurs informations seront requises lorsque vous préparez une déclaration initiale. Afin de simplifier le processus, il est recommandé de préparer ces dernières avant de commencer la production du document. Ainsi, voici toutes les informations que vous aurez à donner:
- Le statut ou la demande de votre déclaration,
- Les coordonnées du demandeur et de la personne mandatée pour recevoir les documents relatifs à la personne morale,
- Tous les noms utilisés pour représenter la personne morale (au Québec seulement),
- Les coordonnées des administrateurs initiaux (et une pièce d'identité valide),
- La convention unanime des actionnaires,
- Les coordonnées des dirigeants, des principaux actionnaires, et des bénéficiaires de l'entreprise,
- Les deux principales activités de votre compagnie,
- Le nombre de salariés (et le pourcentage d’employés en mesure de communiquer en français),
- Toutes les adresses de l’entreprise au Québec, et
- Les coordonnées du « contact d’urgence » de l’entreprise pour le REQ.
Ma déclaration initiale peut-elle être refusée? Oui, dans certains cas, il est possible que le REQ refuse votre déclaration initiale. Ce sera notamment le cas si le document est incomplet ou si ce dernier n’est pas signé.
De plus, le REQ peut refuser votre déclaration s’il estime que vous ne respectez pas les modalités de transmission ou les règles de forme. De plus, la déclaration sera refusée si vous ne payez pas les frais demandés en cas de retard.
Comment choisir le nom de mon entreprise?
Lorsque vient le temps d’incorporer votre entreprise, il sera nécessaire de trouver un nom pour votre compagnie. Cependant, ce dernier ne peut pas être n’importe quoi. En effet, il existe plusieurs règles à respecter.
Outre le fait que le nom doit être en français et ne pas être déjà utilisé, vous ne pourrez pas choisir un nom qui prête à confusion ou qui fait la promotion de la violence. Pour vérifier si votre nom est légal, il est nécessaire de se référer à l’article 17 de la Loi sur la publicité légale des entreprises.
Vous n’êtes pas certain que le nom de votre entreprise soit légal? Faites appel à JuriGo pour trouver l’avocat qu’il vous faut dès maintenant!
Qu’arrive-t-il si vous envoyez la déclaration après le délai de 60 jours?
Comme mentionné, vous avez 60 jours après l’immatriculation de votre entreprise pour envoyer la déclaration initiale gratuitement. Si vous dépassez ce délai, il sera nécessaire de payer une sanction financière.
Cette pénalité doit être payée 10 jours après l'envoi de votre demande. Sinon, cette dernière pourrait être automatiquement annulée par la personne chargée d’analyser votre dossier. Pour payer la pénalité, il est possible d’utiliser une carte de crédit.
| Structure d’entreprise | Coût de la déclaration initiale (dans les 60 premiers jours) | Coût de la déclaration initiale (après les 60 premiers jours) | ||
| Régulier | Prioritaire | Régulier | Prioritaire | |
| Personne morale à but lucratif | 0,00$ | 50,50$ | 101,00$ | 151,50$ |
| Personne morale sans but lucratif | 0,00$ | 19,50$ | 38,00$ | 58,50$ |
| Coopérative | 0,00$ | 23,00$ | 46,00$ | 69,00$ |
Dépôt de la déclaration initiale – Quelles sont les prochaines étapes?
Après avoir remis tous les documents nécessaires, dont la déclaration initiale, votre entreprise sera officiellement constituée. Cependant, vous avez tout de même certaines obligations à respecter.
En effet, vous aurez notamment à mettre à jour les informations concernant votre entreprise au registre. Pour ce faire, il existe deux documents que vous pouvez produire:
- La déclaration de mise à jour courante, ou
- La déclaration de mise à jour annuelle.
Dans le cas de la mise à jour courante, cette dernière doit être produite 30 jours après la date où survient le changement en question. Cependant, si le changement concerne une faillite, vous devrez immédiatement produite la déclaration sans délai
En ce qui concerne la mise à jour annuelle, celle-ci doit être produite à chaque année en fonction de la période établie par la loi. À défaut de respecter le délai, vous aurez à payer une sanction financière.
À la recherche d’un professionnel pour vous aider à produire une déclaration de mise à jour? JuriGo vous permet de trouver l’avocat qu’il vous dès maintenant!
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Si vous souhaitez constituer une société par actions au Québec, gardez à l’esprit que vous aurez à produire plusieurs documents. En effet, ces derniers sont obligatoires lorsque vous voulez vous lancer en affaires.
Néanmoins, même si la société par actions impose un fardeau législatif important pour un entrepreneur, il n’en reste pas moins que cette structure d’entreprise possède de nombreux avantages pour une entreprise.
Ainsi, si vous souhaitez faire appel à un professionnel pour que ce dernier prenne en charge la production de tous les documents légaux, le meilleur allié est sans aucun doute l’avocat spécialisé en droit des affaires.
Outre la rédaction des documents, ce professionnel juridique peut vous conseiller quant à la meilleure stratégie pour votre entreprise d’un point de vue légal. De plus, en cas de litige, ce dernier pourra vous être d’une grande aide.
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