Incorporer une entreprise avec un avocat en 2025 - Prix et étapes!

En 2025, de plus en plus d’entrepreneurs choisissent d’incorporer leur entreprise en raison de ses nombreux avantages.

Toutefois, le processus peut s'avérer complexe, nécessitant des décisions sur la juridiction, la préparation de documents essentiels tels que les statuts constitutifs et le respect de plusieurs exigences légales à chaque étape.

Heureusement, faire appel à un avocat spécialisé en droit des affaires peut grandement faciliter chaque phase, assurant ainsi que l’entreprise soit solidement établie et prête à prospérer.

Les sociétés par actions sont des entreprises incorporées!

Lorsqu’on parle d’incorporation, on fait référence à la création d’une société par actions.

Une société par actions est une entité juridique distincte de ses propriétaires, appelés actionnaires. En effet, lorsqu'une entreprise devient une société par actions, elle acquiert ses propres droits et responsabilités, indépendants de ceux de ses fondateurs.

Cela signifie que la société peut posséder des biens, conclure des contrats et engager des poursuites judiciaires en son propre nom, plutôt qu'au nom des actionnaires. Essentiellement, l’entreprise fonctionne comme une « personne » aux yeux de la loi, ce qui lui permet d'opérer de manière autonome.

Cette structure permet de séparer les actifs personnels des actifs professionnels, la société étant seule responsable de ses dettes et obligations.

Comment incorporer une entreprise avec un avocat en 2025?

La formation d'une société par actions requiert le respect de plusieurs formalités administratives, et une fois toutes ces étapes accomplies, c’est l’intervention de l’État qui lui confère son existence légale.

Ainsi, lorsqu'une entreprise choisit de s'incorporer, les propriétaires doivent prendre en compte plusieurs facteurs et suivre une série d'étapes importantes, sans quoi elle ne sera pas reconnue comme une entité légale. Heureusement, l'accompagnement d'un avocat spécialisé en droit des affaires facilite grandement le processus.

Voici les formalités requises pour créer une société par actions avec l’aide d’un avocat:

Choix de la loi constitutive

La première décision importante à prendre lors de la constitution d'une société par actions consiste à choisir sa loi constitutive.

En d’autres termes, il faut décider si l’on souhaite s’incorporer en vertu de la loi fédérale, soit la Loi canadienne sur les sociétés par actions, ou de la loi provinciale, soit la Loi sur les sociétés par actions.

Un avocat spécialisé en droit des affaires joue un rôle important tout au long de ce processus décisionnel. Il, entre autres :

• Clarifie les avantages et inconvénients de la loi provinciale et fédérale, en tenant compte des objectifs de l'entreprise, de ses projets d'expansion et de ses besoins opérationnels.
• Explique les exigences spécifiques de chaque juridiction, en veillant à ce que les propriétaires d'entreprise comprennent les implications juridiques et financières de leur choix.
• Aide à remplir les documents nécessaires et à accomplir les formalités requises en fonction de la loi choisie, réduisant ainsi le risque de problèmes de conformité.

Choisir le nom de l’entreprise

La deuxième étape pour l'incorporation d'une entreprise consiste à choisir un nom, une dénomination sociale qui respecte plusieurs critères légaux.

Par exemple, une entreprise incorporée sous la loi provinciale doit respecter les exigences linguistiques de la Charte de la langue française. Ainsi, le nom de l’entreprise doit être en français, bien qu’une version dans une autre langue puisse également être utilisée.

De plus, le nom ne doit pas être immoral, notamment en faisant référence à des actes criminels, comme par exemple une entreprise voulant se nommer « Fraudeurs Associés ».

Il est également important de s'assurer que le nom choisi n'est pas déjà utilisé!

Pour cela, il est nécessaire de réaliser une recherche de dénomination sociale afin de vérifier la disponibilité du nom. Cette recherche peut être effectuée via des services comme le Registre des entreprises du Canada et NUANS (Newly Upgraded Automated Name Search), qui vérifie les noms à travers tout le Canada, ou un outil spécifique au Québec, à savoir le registre des entreprises.

Un avocat spécialisé en droit des affaires aide à effectuer les recherches nécessaires pour s'assurer que le nom choisi est conforme aux règlements en vigueur et qu'il n'ait pas déjà été utilisé. L'avocat peut également réserver le nom choisi auprès du Registraire des entreprises du Québec.

Élaboration des statuts constitutifs

Une fois la décision prise quant au niveau d'incorporation (fédéral ou provincial), il est nécessaire de procéder à l’élaboration des statuts constitutifs. Cette étape est obligatoire dans le processus de constitution d’une société par actions, tant sous la loi fédérale que provinciale.

Les statuts constitutifs déterminent le cadre juridique et la structure de l'entreprise. Ils doivent inclure certaines informations concernant la société, telles que :

• Le nom de la société : avec, le cas échéant, une désignation numérique.
• Les noms et adresses des fondateurs : les statuts doivent inclure les noms et adresses des fondateurs de l’entreprise. Les fondateurs d’une entreprise peuvent être des personnes physiques ou des personnes morales (entreprises).

Dans le cas d’une personne morale fondatrice, son nom et l’adresse de son siège social doivent être précisés, accompagnés de la mention exacte de la législation en vertu de laquelle elle a été constituée.

• Le siège social : l’adresse du siège social de l’entreprise. Il est à noter qu’en cas d’incorporation fédérale, la province où se situe le siège social doit être précisée.
• Le nombre minimal et maximal d'administrateurs
• Les catégories d'actions autorisées : le nombre maximal d'actions, leur valeur nominale, ainsi que, le cas échéant :
• Les droits, privilèges, conditions et restrictions associés à chaque catégorie d'actions, s'il y en a plusieurs.
• Si les actions sont émises par séries, l'autorisation donnée aux administrateurs de déterminer les caractéristiques (nombre, désignation, droits, privilèges, conditions et restrictions) de chaque série.
• Les restrictions sur les actions : limitations concernant l’émission, le transfert ou la propriété des actions.
• Les limites sur l’activité commerciale : toute restriction imposée sur les activités commerciales que l’entreprise peut exercer.

Rôle de l'avocat dans l'élaboration des statuts constitutifs

La rédaction des statuts constitutifs exige une rigueur particulière dans l’utilisation du langage juridique et un respect strict des normes fédérales ou provinciales applicables. Un avocat spécialisé en droit des affaires veille à ce que chaque section des statuts respecte ces exigences légales, tout en s’assurant qu’elles s’alignent avec les objectifs et les besoins de l'entreprise.

Grâce à l’expertise de l’avocat, les statuts constitutifs ne se contenteront pas de répondre aux exigences légales, mais poseront aussi les bases solides pour la croissance future et une gestion opérationnelle claire de l’entreprise.

Quelles sont les différences entre les administrateurs et les actionnaires!

Les administrateurs et les actionnaires jouent des rôles complémentaires, mais distincts au sein d’une entreprise. Pour votre information, voici un tableau détaillant leurs fonctions respectives:

En résumé, les administrateurs dirigent, tandis que les actionnaires possèdent et influencent l’orientation de l’entreprise par leurs décisions stratégiques et leur vote. Une personne peut être à la fois administrateur et actionnaire, l’un n’empêche pas l’autre !

Envoi des documents à l’autorité compétente

Une fois que tous les documents nécessaires sont prêts, l’étape suivante consiste à les soumettre à l’autorité compétente pour constituer officiellement l’entreprise et établir l’adresse du siège social. Cette étape inclut l’envoi des statuts constitutifs, accompagnés des documents requis, selon le type d’incorporation choisi.

Incorporation provinciale

Pour une incorporation provinciale, les fondateurs doivent soumettre les statuts signés ainsi que tous les documents complémentaires nécessaires au Registraire des entreprises du Québec. Ces documents doivent aussi respecter la Loi sur la publicité légale des entreprises.

Incorporation fédérale

Dans le cadre d’une incorporation fédérale, les fondateurs doivent soumettre les documents au directeur des corporations. Pour cela, il faut envoyer les statuts et les documents requis à Corporations Canada.

Ce processus permet à l'entreprise d'opérer sous le même nom dans toutes les provinces et territoires du Canada, assurant ainsi une protection nationale de la marque. Ensuite, les informations relatives à l'entreprise seront publiées au Registraire des entreprises du Canada.

Enregistrement des statuts et délivrance du certificat de constitution

Une fois que les statuts sont enregistrés, l’autorité compétente délivre un certificat de constitution. Ce certificat, équivalent à un acte de naissance pour une entreprise, marque la création officielle de la société par actions. Une fois obtenu, il signifie que l'entreprise est juridiquement constituée et prête à exercer ses activités.

Est-ce que l’autorité peut refuser de délivrer le certificat ?

L’autorité compétente peut refuser la délivrance du certificat uniquement pour des raisons formelles, notamment liées au nom de l’entreprise. Par exemple, le refus peut survenir si certains documents sont manquants ou si le nom choisi pour l’entreprise n’est pas conforme.

Toutefois, il est important de noter que l’autorité compétente n’examine pas la légalité des clauses des actes constitutifs à ce stade. Même si certains documents contiennent des clauses illégales, l’autorité n'interviendra pas à ce moment du processus.

Comment un avocat peut-il aider?

Un avocat spécialisé en droit des affaires s’assure que tous les documents nécessaires sont bien préparés et complets, et qu’ils respectent les exigences des lois fédérales ou provinciales. En plus de vérifier que chaque détail est pris en compte, l’avocat se charge de toutes les communications avec les autorités, ce qui permet d’éviter des erreurs et des retards.

Production de la déclaration initiale

Après avoir soumis les statuts constitutifs, l'étape suivante pour officialiser la création de la société par actions est la production de la déclaration initiale.

Ce document est essentiel pour compléter l'enregistrement de l’entreprise au registre des entreprises. Il doit être soumis dans les 60 jours suivant l'immatriculation de l'entreprise.

Si cette déclaration est produite après ce délai, des frais de retard s'appliquent, et l'entreprise pourrait se voir exposée à des sanctions administratives.

La déclaration initiale permet de fournir des informations importantes sur la société, notamment :

• Le nom et l'adresse du signataire de la demande.
• Tout nom, autre que le nom constitutif, que la personne morale utilise et sous lequel elle s'identifie dans l'exercice de ses activités au Québec.
• Le nom de famille, le prénom, la date de naissance, la durée du mandat, les fonctions actuelles, l'adresse du domicile et, le cas échéant, l'adresse professionnelle de chaque administrateur actuellement membre du conseil d'administration.
• L'existence d'une convention unanime des actionnaires.
• Le nom de famille, le prénom, la date de naissance, les fonctions, l'adresse du domicile et, si applicable, l'adresse professionnelle de chaque dirigeant qui n'est pas membre du conseil d'administration.
• Le nom de famille, le prénom, la date de naissance, l'adresse du domicile et, si nécessaire, l'adresse professionnelle des principaux actionnaires (si un actionnaire n'est pas une personne physique, il faut fournir le nom de l'entreprise et l'adresse de son domicile).
• Les deux principales activités de l’entreprise.
• Le nombre de salariés dont le lieu de travail est situé au Québec.
• Le nom et l'adresse des établissements situés au Québec ainsi que les activités qui y sont exercées.
• Les coordonnées de la personne à contacter dans le cas où le Registraire des entreprises aurait besoin d'informations supplémentaires pour traiter la demande.

Un avocat s’assure que la déclaration initiale est complète!

Comme vous pouvez le constater, la déclaration initiale demande de fournir de nombreuses informations, et un avocat spécialisé en droit des affaires peut aider l'entreprise dans la production de la déclaration initiale en s'assurant que toutes les informations requises sont correctement fournies.

En effet, il veille à ce que les documents soient complets, signés et conformes aux exigences légales. Bref, l'avocat réduit les risques de refus par le Registraire des entreprises et protège l'entreprise contre d'éventuelles sanctions administratives pour non-conformité.

Paiement des frais d’incorporation

Pour finaliser l’incorporation d’une société par actions, il est nécessaire de régler les frais requis auprès de l’autorité compétente. Au Québec, ces frais varient entre 300 $ et 400 $ et doivent être acquittés auprès du Registraire des entreprises du Québec.

Si l’incorporation est réalisée au niveau fédéral, les frais sont généralement plus bas, allant de 200 $ à 250 $, et doivent être réglés auprès de Corporations Canada.

Quel est le coût des services d'un avocat pour l'incorporation d'une entreprise en 2025?

Un avocat spécialisé en droit des affaires peut aider l'entreprise dans la production de la déclaration initiale en s'assurant que toutes les informations requises sont correctement fournies. Il veille à ce que les documents soient complets, signés et conformes aux exigences légales. L'avocat peut également éviter les erreurs courantes, telles que l'omission d'informations importantes ou les retards dans la soumission. En supervisant cette étape, l'avocat réduit les risques de refus par le Registraire des entreprises et protège l'entreprise contre d'éventuelles sanctions administratives ou pénales pour non-conformité.Top of Form

Le coût des services d’un avocat pour incorporer une entreprise peut varier en fonction du niveau d'incorporation (provincial ou fédéral) et des services inclus dans l'offre. De nombreux avocats spécialisés en droit des affaires proposent des forfaits fixes, adaptés aux besoins des entreprises en démarrage.

Ces forfaits comprennent généralement tous les aspects essentiels du processus d'incorporation, qu’il s’agisse d’une incorporation provinciale ou fédérale.

Coût d’une incorporation au niveau provincial

Les tarifs pour une incorporation au niveau provincial varient entre 750 $ et 1300 $.

Ce tarif inclut généralement :

• Le dépôt des statuts de constitution.
• La déclaration initiale.
• La rédaction du capital-actions (y compris les catégories multiples) et du règlement intérieur.
• La recherche de disponibilité du nom au Québec.
• L'immatriculation de l’entreprise au Registre des entreprises du Québec.

Coût d’une incorporation au niveau fédéral

Pour une incorporation au niveau fédéral, les prix se situent entre 900 $ et 1500 $.

Ce tarif inclut généralement :

• Le dépôt des statuts de constitution.
• La déclaration initiale.
• La rédaction du capital-actions (avec différentes catégories) et du règlement intérieur.
• La recherche de disponibilité du nom au Registre des entreprises du Canada et du NUANS.
• L’enregistrement des statuts auprès de Corporations Canada.
• L'immatriculation de l’entreprise au Registre des entreprises du Québec.

Cependant, il est important de noter que ces tarifs peuvent varier selon la complexité de l'incorporation, les services spécifiques demandés ainsi que l’expertise et l’expérience de l'avocat engagé.

JuriGo vous aide à trouver un avocat spécialisé en droit des affaires pour incorporer votre entreprise !

Incorporer une entreprise comporte plusieurs étapes qui, parfois, peuvent sembler complexes et difficiles à naviguer. Être accompagné par un avocat spécialisé en droit des affaires permet de simplifier et d’accélérer le processus.

En effet, les conseils d'un avocat lors de la constitution d'une société par actions contribuent à la mise en place d'une structure juridique stable, tout en s'assurant que les choix effectués et la documentation requise répondent de manière adéquate aux besoins et objectifs spécifiques de l'entreprise.

Grâce à son expertise, l'avocat veille à ce que chaque étape soit réalisée avec précision, réduisant ainsi les risques qui pourraient affecter l’entreprise. Ce soutien ne se limite pas à éviter des erreurs coûteuses ; il permet également d'établir des bases solides pour l'avenir de l'entreprise!