Lorsque vous démarrez votre petite ou moyenne entreprise (PME) au Québec, l’une des premières décisions que vous devrez prendre concerne la structure juridique de cette dernière. Après tout, cette décision aura plusieurs effets sur le fonctionnement de votre PME.
Toutefois, plusieurs perdent un temps immense à choisir la bonne structure. Dans certains cas, il est tout à fait possible qu’une option ne soit pas utile au début, mais, au fur et à mesure que votre entreprise prenne de l’ampleur, qu’elle devienne le choix idéal pour vous.
La réalité est que, bien que ce choix soit important, vous n’êtes pas lié par ce dernier pour toujours. Dès lors, même si vous choisissez une structure au départ, rien ne vous empêche de modifier celle-ci plus tard.
En temps normal, plusieurs vont choisir une structure d’entreprise simple pour, ensuite, procéder à l’incorporation de leur PME au Québec. Dans ce cas, il faut cependant prendre le temps nécessaire afin de s’assurer que vous respectez toutes les conditions et les procédures.
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L’incorporation, qu’est-ce que c’est?
Avant de comprendre comment incorporer votre PME, la première étape est de comprendre ce qu’est l’incorporation. Lorsqu’il est question d’incorporer votre PME, il s’agit de constituer une personne morale.
Grâce à l’incorporation, vous serez en mesure de créer votre société. En d’autres termes, votre PME va devenir une personne morale. Cela veut donc dire qu’elle aura ses propres droits ainsi que ses propres obligations.
Après avoir réussi à incorporer votre entreprise, votre PME sera une entité complètement distincte de vous et des autres personnes qui la composent. Donc, par l’entremise de ses administrateurs, votre PME sera en mesure d’effectuer des démarches par elle-même, notamment:
- Signez des contrats,
- Verser des salaires,
- Ouvrir un compte bancaire, ou
- Intenter un recours judiciaire.
De plus, si vous décidez d’incorporer votre entreprise, il vous sera possible de diviser les partes de cette dernière entre plusieurs individus différents. Par conséquent, vous pourrez verser des dividendes.
Finalement, si vous avez une entreprise individuelle, l’incorporation vous offre plusieurs avantages intéressants. Cependant, il faut également prendre en considération tous les inconvénients.
Quels sont les avantages de l’incorporation d’une PME?
Ainsi, comme mentionné, il existe plusieurs avantages intéressants à l’incorporation de votre entreprise. En règle générale, ces derniers se distinguent en deux catégories différentes: les avantages fiscaux et les avantages juridiques.
Les avantages fiscaux
D’un point de vue fiscal, l’incorporation de votre entreprise vous permet d’avoir un taux d’imposition plus faible. En effet, une fois incorporée, votre entreprise devra payer un impôt moins élevé sur les revenus générés par l’entreprise.
Bien que les taux varient grandement en fonction de votre situation, il n’en reste pas moins qu’ils sont normalement plus avantageux que ceux s’appliquant sur les particuliers. Ce dernier va s’appliquer si vous êtes un travailleur autonome ayant choisi la structure d’entreprise individuelle.
De plus, l’incorporation vous permet de reporter l’impôt des actionnaires. En principe, il ne sera possible d’imposer que les gains de l’entreprise qui ont été distribués, soit grâce à un salaire ou à l’aide de dividendes.
Par conséquent, les actionnaires de l’entreprise ne seront pas assujettis à l’imposition tant et aussi longtemps que les fonds de la PME restent dans les coffres de cette dernière. Ainsi, cela vous donne une plus grande flexibilité.
Les avantages légaux
D’un point de vue légal, le principal avantage de l’incorporation est la responsabilité limitée des administrateurs. Puisque l’entreprise va désormais posséder sa propre personnalité juridique, elle est responsable de ses propres erreurs.
| Attention! Bien que la responsabilité limitée soit un outil fort utile, il n’en reste pas moins qu’il existe certaines limites. Dans certains cas, les administrateurs pourraient donc être personnellement responsables. |
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Par conséquent, l’entreprise sera responsable de ses obligations, mais également de ses dettes. Donc, si la compagnie doit déclarer faillite, il ne sera pas possible pour les créanciers de venir saisir vos biens.
Cependant, l’incorporation vous donne un autre avantage juridique intéressant: la pérennité de votre PME. Même après le décès de son fondateur, la compagnie pourra alors continuer d’exister.
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Quels sont les inconvénients de l’incorporation de votre PME?
Même si l’incorporation peut sembler être une bonne idée, il existe certains inconvénients à considérer avant de prendre une décision. Cela sera particulièrement vrai si vous en êtes au début de votre entreprise.
Le premier inconvénient est que l’incorporation va entraîner des frais plus lourds et une charge administrative plus importante. Qu’il soit question de la comptabilité ou la fiscalité de votre PME, il sera souvent nécessaire de faire appel à un ou plusieurs professionnelles.
De plus, lorsque vous avez une entreprise incorporée, vous aurez plusieurs obligations additionnelles. Donc, à chaque fois que vous devrez préparer un état financier, cela va nécessiter des coûts importants.
Ainsi, avant d’entamer les procédures, vous devriez véritablement vous concentrer sur trouver la bonne équipe de professionnels pour votre entreprise. Cela sera particulièrement utile pour éviter les erreurs ou les frais additionnels.
Comment incorporer votre PME au Québec? Les 6 étapes à suivre!
Si vous prenez la décision d’incorporer votre entreprise, il est indéniable qu’avoir la bonne stratégie pourrait vous faire sauver temps et argent. Ainsi, voici les 6 étapes à suivre lorsque vient le temps d’incorporer votre PME au Québec:
1) Choisir l’endroit de l’incorporation (Fédéral v. Provincial)
D’abord et avant tout, la première étape sera de choisir où incorporer votre entreprise. En effet, si vous souhaitez incorporer votre entreprise au Québec, il vous sera possible d’effectuer les procédures au niveau fédéral ou au niveau provincial.
Pour prendre une décision, il faut prendre en considération le projet entrepreneurial que vous souhaitez effectuer. Par exemple, si vous prévoyez effectuer vos activités commerciales à l’extérieur de la province, il est probable que l’incorporation au Canada soit la meilleure alternative.
Cependant, à l’inverse, l’incorporation provinciale peut être particulièrement utile si vous prévoyez rester à l’intérieur de la province. Peu importe votre choix, il vous sera toujours possible de travailler au Québec et au Canada.
Si vous incorporez votre entreprise au Canada, le nom de votre PME sera protégé partout dans le pays. De plus, vous aurez la possibilité de mettre votre siège social dans tous les provinces ou territoires.
Cependant, il sera nécessaire que le quart de vos administrateurs résident au Canada et soient citoyens ou résidents permanents. En respectant toutes ces obligations, vous pourrez faire affaire partout dans le pays.
Si vous choisissez d’incorporer votre PME au Québec, le processus sera plus abordable et plus simple puisqu’il existe moins de procédures administratives. Toutefois, il est possible que vous ayez besoin d’un permis extraprovincial pour faire affaire ailleurs au Canada.
2) Déterminer le statut juridique de votre entreprise
En deuxième lieu, vous devrez confirmer le statut juridique de votre PME. Dans la majorité des cas, les entreprises au Québec vont être des sociétés par actions. Toutefois, il est important de s’assurer qu’aucune autre forme juridique n’est préférable pour vous.
Au Québec, il existe 4 autres options qui peuvent s’avérer être particulièrement utiles pour vos objectifs professionnels:
- L’entreprise individuelle,
- La société en nom collectif (SENC),
- La société en participation, et
- La société en commandite (SEC).
Toutefois, toutes ces options viennent avec leurs lots d’avantages et d’inconvénients. De plus, si vous n’avez pas l’intention de créer une société à but lucratif, il est possible d’avoir accès à d’autres alternatives intéressantes.
3) Enregistrer le nom de votre entreprise
Troisièmement, il vous sera nécessaire de trouver puis enregistrer le nom de votre entreprise. Toutefois, même si cette option peut sembler importante. Toutefois, en vérité, tant et aussi longtemps que vous respectez les règles, vous avez une grande liberté quant aux options disponibles.
| Le saviez-vous? Lorsque vous avez une société par actions, il vous est possible de choisir d’avoir une société à numéro. Dans ce cas, le nom de votre entreprise sera une série de chiffres suivie de « Canada » ou « Québec » inc. |
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Une fois votre nom choisi et votre entreprise enregistrés, le Registre des entreprises du Québec (REQ) va vous remettre un numéro d’entreprise. Ce dernier est particulièrement utile lors de vos communications avec le gouvernement.
Peu importe le nom choisi, il vous sera nécessaire d’ajouter une mention légale afin de pouvoir rapidement identifier la structure juridique de votre entreprise. De plus, vous devrez respecter les autres obligations relatives au nom de votre entreprise.
Si vous souhaitez être certain que le nom choisi est conforme à toutes les règles, il est recommandé d’effectuer un rapport de recherche de nom (communément appelé rapport Nuans). Celui-ci va vous permettre de confirmer la disponibilité du nom.
4) Produire les documents nécessaires
La prochaine étape sera de produire tous les documents relatifs à l’incorporation de votre entreprise. Qu’il soit question des formulaires ou des autres documents, il sera nécessaire de respecter les délais afin d’éviter toute conséquence financière.
En règle générale, lorsque vous remplissez les documents nécessaires pour l’incorporation de votre entreprise, il vous sera nécessaire de donner les informations suivantes concernant votre entreprise et vous:
- Les coordonnées des administrateurs,
- L’adresse du siège social,
- Votre industrie,
- Les classes d’actions émises,
- Le règlement de votre PME, et
- Les dispositions relatives à la dissolution et à la liquidation de votre entreprise.
Toutefois, à cette étape, toutes les entreprises sont différentes et donc, il est préférable de faire appel à un professionnel afin que ce dernier puisse vous assister tout au long du processus.
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5) Payer les frais d’incorporation de votre entreprise
Après avoir préparé tous les documents pour votre entreprise, la prochaine étape sera de payer les frais d’incorporation de votre entreprise. En fonction de plusieurs facteurs, il est possible que ces derniers varient.
| Bon à savoir! Lorsque vous décidez d’incorporer votre entreprise au Canada, il sera nécessaire de prévoir des frais d’incorporation plus importants que si vous aviez incorporé votre entreprise au Québec. |
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Toutefois, dans la grande majorité des cas, vous devrez prévoir quelques centaines de dollars. Toutefois, ces derniers ne sont pas les seuls coûts associés à l’incorporation. En effet, vous devrez également prévoir des dépenses annuelles.
6) Obtenir le certificat de constitution et finaliser l’organisation de votre entreprise
Finalement, après tout cela, la dernière étape sera d’obtenir votre certificat de constitution. Ce dernier vous sera remis une dès que votre demande sera traitée. À cette étape, il faut s’assurer que vous ayez toutes les informations à jour.
À ce stade, votre entreprise sera officiellement incorporée. Ainsi, tous les actionnaires devront contribuer au capital de l’entreprise. Pour ce faire, vous n’aurez qu’à souscrire des actions de la PME.
Il s’agit également du moment où tous les actionnaires vont pouvoir adopter un règlement interne pour l’entreprise et nommer les dirigeants de l’entreprise. Ensuite, vous serez finalement prêt pour entamer vos activités économiques.
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Ainsi, même si vous aviez préalablement choisi une autre structure juridique pour votre PME, tout n’est pas perdu d’avance. En effet, il vous sera possible d’incorporer votre entreprise si vous souhaitez avoir une société par actions.
Lorsqu’une entreprise commence à générer certains profits, il est fortement recommandé d’incorporer cette dernière afin de pouvoir optimiser votre fiscalité. Toutefois, plusieurs autres avantages peuvent vous encourager à procéder de la sorte.
Afin de savoir s’il s’agit véritablement de la bonne option pour vous, vous devriez faire appel à un avocat afin que ce dernier puisse vous conseiller et vous proposer la meilleure alternative en fonction de vos objectifs.
De plus, l’avocat spécialisé en droit des affaires pourra vous aider à remplir tous les documents légaux. Cependant, il pourra également vous venir en aide dans l’éventualité où un litige survient entre l’entreprise et une autre personne.
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