Bien que des employés vous permettent de déléguer certaines tâches, ils vous en imposent également des nouvelles. Et au Québec, les règles entourant les salariés sont nombreuses et imposent un fardeau important sur l’employeur.
Bien que la majorité des obligations concernent des situations qui pourraient survenir sporadiquement, comme les vacances ou les litiges pour congédiements déguisés, d’autres obligations doivent être respectées de façon continue.
Par exemple, lorsque vous avez un employé, vous devrez, au moment de payer son salaire, retenir un certain montant à la source afin de couvrir des dépenses en particulier, notamment son impôt.
À défaut de respecter vos obligations, vous allez non seulement devoir subir de lourdes conséquences, mais vous risquez également de perdre votre emploi. Il est donc important de bien comprendre le fonctionnement des retenues à la source dans votre entreprise.
Heureusement, JuriGo vous explique comment fonctionnent les retenues à la source au Québec!
Les retenues à la source – Qu’est-ce que c’est?
Tout d’abord, lorsqu’il est question d’une retenue à la source, vous devrez, en tant qu’employeur, remplir vos obligations dès que vous versez un salaire, mais également toute somme monétaire représentant:
- Une commission,
- Une prime,
- Des pourboires, ou
- Des vacances.
La retenue à la source s’applique également lorsque vous offrez des avantages imposables à vos employés. Ce sera notamment le cas d’un téléphone, d’un véhicule ou d’allocations en lien avec le travail.
| Bon à savoir! Il est possible que d’autres retenues soient nécessaires. Ce sera notamment le cas des cotisations syndicales et des régimes de retraite privés. Toutefois, ces retenues tireront leur source du contrat de travail. |
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En effet, si vous êtes dans l'une de ces situations, vous aurez l’obligation de verser des retenues sur la paie. Ainsi, pour convenablement effectuer une telle action, il sera nécessaire de prélever les 4 montants suivants:
- Cotisations au Régime de pensions,
- Impôt provincial sur le revenu,
- Impôt provincial sur le revenu, et
- Cotisation à l’assurance-emploi.
Une fois ces montants obtenus, vous aurez l’obligation, en tant qu’employeur, de remettre les sommes en question à l’Agence du revenu du Canada (ARC). De plus, vous devrez également remettre votre part afin de couvrir le Régime de pension ainsi que l’assurance-emploi.
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Employeur au Québec – Quelles sont les différences avec le reste du Canada?
Comme vous le savez, au Canada, le taux d’imposition fédéral est le même partout. Cependant, en ce qui concerne l’impôt provincial, ce dernier peut être différent en fonction de l’endroit où vous vous trouvez.
Il est donc crucial, avant d’entamer les retenues, d’être certain de comprendre toutes les obligations en vigueur à l’endroit où votre entreprise se trouve, et ce, peu importe si cette dernière est incorporée au Fédéral ou au Provincial.
Dans le cas du Québec, il ne fait aucun doute qu’il y aura certaines particularités. Par exemple, la province aura son propre régime de rente et par conséquent, les retenues à la source vont varier.
| Le saviez-vous? Au Québec, puisque l’employeur doit effectuer plus de cotisations et de retenues à la source, celle pour l’assurance-emploi aura un taux réduit. Cependant, le montant total sera plus important au niveau provincial |
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Par exemple, au lieu de devoir cotiser au Régime de pension du Canada, les entreprises au Québec devront opter pour le Régime de rentes du Québec. Les employeurs devront aussi cotiser au Régime québécois d’assurance parentale et verser l’argent à Revenu Québec.
Nouvel employeur – Que dois-je faire pour retenir la source?
Si vous êtes un nouvel employeur, vous devrez suivre quelques étapes afin de pouvoir commencer le processus de retenue à la source. En effet, vous devrez notamment ouvrir votre compte de programme de retenues sur la paie.
Après avoir ouvert votre compte, la prochaine étape sera de communiquer avec votre employé afin que celui-ci vous envoie son numéro d’assurance sociale et les documents nécessaires dûment remplis.
De plus, dès que vous faites les premières retenues, il est important de garder à l’esprit que ces montants d’argent ne vous appartiennent pas. En effet, cet argent revient au gouvernement et donc, vous ne pouvez pas l’utiliser dans le fond d’exploitation de votre entreprise. Ce montant ne peut pas non plus être utilisé dans les situations suivantes:
- Dans une cession,
- Dans une mise sous séquestre,
- Dans une liquidation, et
- Lors d’une faillite.
Par conséquent, afin d’éviter les mauvaises surprises, il est préférable de mettre toute l’argent retenue. Vous pourriez, par exemple, ouvrir un compte bancaire distinct afin d’éviter que l’argent se mélange.
Ensuite, à la fin de chaque année, vous aurez l’obligation de remplir certains documents. Notamment, vous devrez produire un sommaire de revenu et de retenues, et ce, pour tous vos employés.
Les retenues vont également devoir être mentionnées dans le feuillet T4 ou T4A. Une fois complétée, vous devrez remettre une copie à votre employé, en garder une et en envoyer une à l’ARC.
Afin d’éviter une conséquence légale, vous avez l’obligation de remettre ces documents au plus tard à la fin du mois de février de l’année qui suit. Dans le cas inverse, vous risquez de devoir payer des pénalités
Comment savoir le montant que je dois retenir?
En tant que nouvel employeur, il est tout à fait possible que vous ne soyez pas tout à fait en mesure de déterminer le montant exact que vous devrez retenir. Cependant, bien que la situation change au cours de l’année, il est possible d’avoir un portrait global:
| Retenue à la source | Taux que vous devrez prélever |
|---|---|
| Assurance-emploi | 2,21 % (Québec: 1,68 %) |
| Régime de rentes du Québec | 5,90 % |
| (Régime de pensions du Canada) | 5,45 % |
| Régime québécois d’assurance parentale | 0,692 % |
Toutefois, en fonction de certaines cotisations, il sera nécessaire de prendre en considération les seuils maximums qui sont en vigueur. Donc, une fois que les cotisations atteignent les seuils, la retenue pour l’assurance-emploi ne sera plus nécessaire.
En ce qui concerne la fréquence des versements au gouvernement, il n’y a pas véritablement une fréquence établie par la loi. Néanmoins, en règle générale, vous pourrez transmettre les cotisations mensuellement ou trimestriellement.
En revanche, si vous souhaitez éviter les oublis, vous pouvez aussi verser l’argent sur une base accélérée. Dans ce cas, les versements pourraient se faire aux deux semaines, voire à chaque semaine.
La rémunération de l’employeur: dois-je effectuer des retenues sur mon salaire?
Si vous avez une entreprise individuelle ou une société de personne, il est important de savoir que les retenues à la source ne seront pas transmises au gouvernement grâce à un compte de paie.
En effet, il sera nécessaire d’effectuer le paiement dès que vous effectuez votre déclaration de revenus et de pratiques (communément appelé le Formulaire T1). Cependant, cela ne sera pas le cas si vous êtes le seul propriétaire ou lorsque votre partenaire d’affaires à l’obligation de verser un acompte provisionnel.
| Attention! Si l’entrepreneur possède plus de 40% des actions avec votre droit de vote, ce dernier sera exempté des cotisations d’assurance-emploi. Cependant, il ne pourra pas profiter des prestations. |
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Ainsi, si vous êtes un entrepreneur employé directement par votre propre entreprise, votre salaire sera similaire au revenu d’un autre employé. Donc, ce dernier sera soumis aux retenues.
Je n’ai pas respecté les obligations de retenues à la source – Quelles sont les conséquences?
Si vous êtes employeur et que vous oubliez de respecter vos obligations de cotisation ou si vous omettez de verser le montant que vous avez prélevé au gouvernement, vous risquez de faire face à de lourdes conséquences.
En effet, si vous oubliez de retenir les cotisations plus d’une fois durant la même année, vous allez devoir payer une pénalité. Cette dernière va représenter 20 % du montant lorsqu’il s’agit d’une faute lourde ou lorsque cette dernière a été commise volontairement.
Dans le cas où vous avez effectué les retenues, mais que l’argent n’a pas été transmis au gouvernement, votre pénalité sera le montant que vous n’avez pas transmis en temps et lieu aux agences compétentes.
Finalement, si la situation n’est pas rétablie, le gouvernement va également pouvoir prendre des mesures légales à votre égard. Notamment, il pourra obtenir une saisie-arrêt sur vos revenus ou saisir vos biens.
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Ainsi, comme vous le comprenez, vous avez, en tant qu’employeur, plusieurs obligations relatives au salarié que vous devez transmettre à votre employé. Dans bien des cas, ce problème peut être réglé par un comptable.
Cependant, si vous avez une petite ou une moyenne entreprise, il est possible que vous n’ayez pas les fonds nécessaires pour payer le salaire d’un tel professionnel à l’interne. Vous aurez donc l’obligation de prendre connaissance des obligations.
Si vous avez de la difficulté avec cette étape, il vous est possible de faire appel à un avocat spécialisé en droit du travail. Grâce à son expertise et à ses connaissances, celui-ci pourra s’assurer que vous partez de la bonne manière.
Une fois le processus en marche, vos obligations seront remplies presque automatiquement. Néanmoins, en cas de litige, l’avocat pourra vous venir en aide afin de rapidement trouver une solution et éviter que les problèmes empirent.
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