L'évolution rapide de la technologie a transformé la manière dont les entreprises opèrent. Bien que les différents moyens technologiques aient introduit des avantages importants, ils ont également engendré certains des défis en matière de gestion de l'utilisation d'Internet par les employés.
En effet, la technologie peut améliorer la productivité des travailleurs, faciliter les communications internes et externes, simplifier certains services et réduire des coûts. Cependant, l’utilisation d’Internet et des courriels peut également mener à des pertes de temps et à des conséquences plus graves pour l’entreprise.
Dans cet article, JuriGo vous présente une analyse approfondie des principaux concepts liés à la supervision de l'utilisation d'Internet au travail et à la manière de sanctionner les comportements inappropriés des employés.
Les politiques sur la surveillance de l’utilisation d’Internet au travail: pourquoi sont-elles importantes?
Votre employeur n’est pas tenu à une obligation de mettre en place une politique sur l’utilisation d’Internet et des courriels au travail . Cependant, une telle politique peut être extrêmement bénéfique – voire nécessaire – afin d’encadrer adéquatement l’usage d’Internet.
La mise en place d'une politique claire sur l'utilisation de outils technologiques est essentielle pour informer les employés des limites éthiques et professionnelles.
Qu’est-ce que devrait contenir une telle politique?
La politique sur l'utilisation d'Internet devrait accomplir les objectifs suivants:
- Définir clairement les pratiques autorisées et les pratiques non tolérées;
- Restreindre les activités non professionnelles;
- Interdire l’usage abusif ou excessif d’Internet et des courriels à des fins personnelles;
- Proscrire la navigation sur certains sites Internet (par exemple des sites ayant du matériel violent ou à caractère sexuel), le téléchargement et la lecture de matériel qui n’est pas en lien avec le travail, etc.
- Informer les employés des sanctions possibles en cas d'infractions.
- Inclure des dispositions sur le droit de l’employeur de surveiller les activités en ligne et les courriers électroniques des employés.
Communication de la politique
Bien évidemment, une politique efficace nécessite une communication claire aux employés.
La manière la plus efficace de transmettre celle-ci est en mains propres, en exigeant la signature des employés concernés afin d’assurer qu’ils ont lue celle-ci. La politique peut également être transmise par courriel, en exigeant un accusé de réception de lecture. Cela permettra à l’employeur démontrer que l’employé avait bel et bien connaissance de cette politique et des règles qui s’y rattachent.
En plus de cela, si l’entreprise possède un code de conduite, la politique sur l’utilisation d’Internet et des courriers électroniques devrait y figurer également. En somme, la politique doit être claire, précise et connue par l’ensemble des employés.
Attention! L’existence d’une politique de surveillance ne peut passer outre le droit à la vie privée des salariés. Les tribunaux ont reconnu que la mise en place d’une telle politique n’a pas pour effet d’effacer le droit au respect de la vie privée d’un employé. Une telle mesure peut seulement réduire l’attente de respect de la vie privée de l’employé, sans toutefois éliminer son droit.
Cybersurveillance : Respecter le droit des employés
Bien que les employeurs aient le droit de surveiller l'utilisation d'Internet au travail , cela doit être fait dans le respect de la vie privée des employés et des conditions de travail justes et équitables. Un équilibre entre les droits de l'employeur et ceux de l'employé doit être maintenu.
La jurisprudence a établi que la surveillance est légitime si l'employeur a des doutes ou des motifs raisonnables. En milieu de travail, l'expectative de vie privée est moindre qu'à la maison, mais elle n'est pas totalement absente.
Les conditions de la cybersurveillance
Les employeurs peuvent recourir à des experts en informatique pour surveiller les activités en ligne des employés. Des outils tels que les logiciels firewall peuvent être utilisés pour identifier les sites visités. Il est crucial de respecter la confidentialité des données et d'informer les employés de cette surveillance.
Si un employeur a des motifs raisonnables de croire que l’un de ses employés utilise Internet pour des fins personnelles, il pourra effectuer une cybersurveillance.
L’enquête sur l'utilisation inappropriée d'Internet
Les employeurs peuvent faire appel à des experts pour enquêter sur l'utilisation inappropriée d'Internet. Les méthodes suivantes peuvent être employées:
- L’examen du cache;
- L’analyse du disque dur;
- L’utilisation de logiciels de détection d'anomalies peuvent être employées
Il est important que ces techniques soient utilisées de manière judiciaire afin de garantir l'intégrité de l'enquête. Les employeurs doivent analyser avec soin les résultats de toute enquête concernant un employé.
Effectivement, un juge ou un arbitre de grief peut réduire les sanctions si l'enquête de l’employeur n'est pas fiable ou si elle ne tient pas compte de la réalité du travail de l'employé. La transparence dans le processus d'enquête est également cruciale.
Lorsqu’un employeur doute qu’un employé utilise Internet de manière inadéquate au travail, il doit se demander si:
- Il est question d’une utilisation abusive ou inappropriée d’Internet qui contrevient à sa politique;
- Il est question d’un vol de temps.
Attention, il est possible qu’un employé fasse un usage inapproprié d'Internet même pendant ses heures de pause ou de repas.
Prouver que les écarts de conduite sont le fait du salarié concerné peut parfois être difficile, surtout dans les environnements où plusieurs employés partagent des postes de travail. Il est essentiel que l’employeur soit certain que le vol de temps et/ou l’utilisation abusive ou inappropriée d’Internet ait été faite par l’employé en question.
Quelles sont les sanctions pour une utilisation abusive d’Internet ou un vol de temps?
Les sanctions doivent être proportionnelles à l'infraction. Les tribunaux ont identifié plusieurs critères à considérer dans le choix de la sanction, par exemple :
- L’importance du vol de temps
- La période de temps sur laquelle s’est produite l’utilisation abusive d’Internet;
- La répétition de l'écart de conduite;
- La gradation des sanctions;
- Le degré d’autonomie de l’employé;
- Le poste ou la fonction de l’employé au sein de l’entreprise;
- Le mensonge de l'employé;
- L’impact sur la productivité de l’employé;
- L'impact sur l'entreprise.
Le juge ou l’arbitre devra donc tenir compte de ces différents facteurs dans son analyse de la situation et dans sa décision par rapport aux sanctions.
Dans les situations les plus graves, la sanction imposée par l’employeur peut aller jusqu’au congédiement . Cependant, dans certains cas où il était question de vol de temps, mais non d’utilisation d’Internet inappropriée, le congédiement a été jugé comme une sanction trop sévère.
La sanction pour ce type de faute peut également être une suspension. En somme, chaque cas doit être analysé individuellement. Bien que la jurisprudence ait établi quelques critères pour aider les décideurs, il n’existe pas une règle stricte pour traiter tous les cas de vol de temps ou d’utilisation inappropriée ou abusive d’Internet.
Ainsi, avant d’imposer une sanction à un employé, il est important de faire appel à un avocat spécialisé en droit du travail pour évaluer le caractère juste et raisonnable de cette sanction en vue des cas similaires dans la jurisprudence.
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Encadrer l'utilisation d'Internet au travail nécessite une politique claire. Lorsque les employeurs effectuent de la cybersurveillance, celle-ci se doit d’être respectueuse des droits des employés, de faire l’objet d’une enquête appropriée et de sanctions proportionnelles.
Chaque cas doit être examiné individuellement, et la jurisprudence offre des critères pour déterminer la juste mesure des sanctions. La vigilance des employeurs est essentielle pour maintenir un environnement de travail éthique et productif.
Pour toute autre question sur l’utilisation d’Internet au travail, que vous soyez un employeur ou un employé, il est essentiel de faire appel à un expert en la matière: l’avocat en droit du travail. Ce juriste est là pour vous aider à naviguer ces questions et peut même vous représenter en cas de litige.
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