Vous êtes un employeur au Québec? Saviez-vous que les entreprises comptant 10 employés ou plus doivent évaluer la possible disparité salariale entre des postes équivalents au sein de leur entreprise?
Eh oui, la loi exige que les entreprises s’assurent qu’il y ait de l’équité salariale parmi leurs employés! Mais qu’est-ce qui est attendu de vous légalement? Comment devez-vous évaluer les disparités salariales dans votre entreprise? Comment réaliser l’équité salariale?
Dans cet article, JuriGo répond à toutes vos questions sur l’équité salariale en entreprise et vous réfère à un avocat en droit du travail!
Qu’est-ce que l’équité salariale?
Au Québec, les employeurs qui comptent 10 employés ou plus doivent évaluer la possible disparité salariale entre des postes équivalents au sein de leur entreprise.
À cette fin, ils doivent déterminer si les emplois occupés principalement par des femmes sont sous-évalués par rapport à ceux occupés par des hommes.
En cas de constat de disparité, des ajustements salariaux sont requis. Au terme de cet exercice méticuleux et documenté, les résultats doivent être affichés pour informer les employés, et un suivi doit être effectué auprès de la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST). Le non-respect de ces règles expose les employeurs à des amendes allant de 1000$ à 45 000$ pour une première infraction.
Attention! Il faut toutefois noter que cet article traite des lois québécoises. Pour certaines entreprises, notamment les banques et les entreprises de télécommunications, ce sont les règles fédérales en matière d'équité salariale qui doivent être suivies, même si ces entreprises sont établies au Québec!
Pour déterminer quelles sont les règles applicables à votre entreprise, il est recommandé de contacter la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST)!
Quelles sont les étapes à suivre pour réaliser l’équité salariale?
Est-ce que votre entreprise doit se conformer?
Vous devez respecter la loi en matière d’équité salariale si le nombre moyen de vos employés salariés est de 10 ou plus au cours de l'année.
Toutefois, certains employés peuvent être exclus de ce compte, tels que les stagiaires, les étudiants et les cadres supérieurs. Pour déterminer votre effectif, vous pouvez consulter les règles détaillées sur le site Web de la CNESST.
Si vous employez effectivement 10 personnes ou plus, vous êtes tenu de :
- Réaliser l'exercice initial de comparaison des emplois et des salaires au sein de votre entreprise : Vous disposez d'un délai d'au moins 4 ans pour le mener à bien, et l'exercice doit être achevé avant le 31 décembre de la 4e année suivant celle où votre entreprise atteint le seuil de 10 salariés ou plus.
- Remplir et soumettre à la CNESST chaque année le formulaire de Déclaration de l'employeur en matière d'équité salariale (DEMES) : Cette démarche est obligatoire, même si l'exercice initial de comparaison des emplois et des salaires n'est pas encore terminé.
Si vous avez déclaré 11 employés ou plus dans votre Déclaration de mise à jour annuelle au Registre des entreprises du Québec (REQ), la CNESST vous enverra une «lettre d'invitation» annuelle pour vous rappeler de soumettre votre déclaration. Généralement, cette lettre est expédiée dans la même enveloppe que la lettre d'invitation du Registraire des entreprises pour votre mise à jour annuelle.
Compléter l’exercice initial d’équité salariale dans votre entreprise
L'objectif de cet exercice est d'établir l'existence éventuelle d'une disparité salariale entre des postes équivalents au sein de votre entreprise. Cette démarche est réglementée et requiert une documentation rigoureuse.
En tant qu'employeur, vous êtes responsable de la gestion de l'équité salariale au sein de votre entreprise.
Notez que les règles varient en fonction du nombre d'employés dans votre entreprise. Pour déterminer celles qui s'appliquent à votre situation, il peut être utile de faire appel à un avocat spécialisé en droit du travail!
Il est obligatoire de conserver vos documents pendant au moins 6 ans. La CNESST peut effectuer des vérifications de votre exercice, notamment dans le cas où l’un de vos employés porte plainte à votre égard.
Le processus d'analyse les étapes suivantes:
- Identifier les catégories d'emplois dans votre entreprise et déterminer si elles présentent une prédominance masculine ou féminine selon les critères légaux.
- Comparer les qualifications requises, les responsabilités, les efforts et les conditions de travail en attribuant des points selon des critères spécifiques.
- Vérifier l'existence d'une disparité salariale entre les emplois équivalents où prédominent les femmes et ceux où prédominent les hommes.
La CNESST met gratuitement à votre disposition un outil téléchargeable, le Progiciel pour réaliser l'équité salariale et en évaluer le maintien , pour faciliter cette analyse.
Si votre entreprise ne semble pas avoir de postes occupés de manière prédominante par des hommes, il est recommandé de consulter la CNESST pour connaître les règles applicables.
Suite à l'analyse, si les emplois occupés principalement par des femmes sont sous-rémunérés par rapport à des emplois masculins comparables, vous devez corriger cette disparité en ajustant à la hausse les salaires concernés. Il est important de noter que l'ajustement ne peut pas être effectué en réduisant d'autres salaires ou en prenant d'autres arrangements avec les employés.
L'ajustement salarial peut s'étaler sur 4 ans, avec jusqu'à 5 versements égaux. Cependant, le premier versement doit être effectué au plus tard à la date limite de l'exercice, soit le 31 décembre de la 4e année suivant le moment où votre entreprise atteint une moyenne de 10 employés ou plus.
Afficher les résultats de l’exercice
Afin de finaliser votre exercice, vous devez :
- Afficher les résultats de votre exercice pendant une période de 60 jours dans des endroits visibles et facilement accessibles aux employés.
- Permettre aux employés de formuler des commentaires, de demander des renseignements supplémentaires ou de déposer une plainte au cours de cette période.
- Effectuer les modifications nécessaires dans les 30 jours suivant la période d'affichage initiale.
- Procéder à un nouvel affichage de 60 jours afin de spécifier les modifications apportées (ou l'absence de modification) et de fournir des informations sur les voies de contestation possibles. La date de cet affichage marque la conclusion de l'exercice et constitue la « date d'anniversaire » de votre entreprise pour les réévaluations futures.
Il est important de noter que si votre entreprise compte 50 employés ou plus, ces démarches doivent également être entreprises dès que l'identification des catégories d'emplois comparables est achevée.
Des modèles d'affichage sont disponibles sur le site Web de la CNESST, et ils seront automatiquement générés si vous utilisez le Progiciel de la CNESST pour mener à bien votre exercice.
Transmettre votre déclaration à chaque année (DEMES)
Chaque année, il est nécessaire de compléter le formulaire de Déclaration de l'employeur en matière d'équité salariale (DEMES) et de le soumettre à la CNESST.
Vous n'avez pas l'obligation de transmettre la déclaration annuelle si vous avez déjà soumis un document confirmant que des ajustements salariaux ont été déterminés, qu'un programme d'équité salariale a été achevé, ou qu'une évaluation du maintien de l'équité salariale a été réalisée.
En général, cette déclaration est effectuée en même temps que votre Déclaration de mise à jour annuelle au Registre des entreprises du Québec (REQ).
Compléter l’évaluation du maintien à chaque 5 ans
Il est obligatoire de procéder à une réévaluation de l'équité salariale dans votre entreprise tous les 5 ans en effectuant l'évaluation du maintien de l'équité salariale. Vous devez examiner si des événements survenus depuis la dernière évaluation ont entraîné des disparités salariales.
Une identification précise des dates auxquelles ces événements se sont produits est requise. Si des ajustements salariaux s'avèrent nécessaires, ils doivent être appliqués rétroactivement à la date de l'événement ayant engendré la disparité salariale.
La CNESST recommande aux employeurs de maintenir un registre des événements survenus dans l'entreprise afin de documenter minutieusement les incidents au cours de la période de 5 ans.
L'évaluation du maintien de l'équité doit être complétée à la «date d'anniversaire» de votre entreprise, en dressant un tableau des emplois et des salaires existants à cette date. Le processus de l'évaluation du maintien de l'équité salariale est essentiellement similaire à celui de l'exercice initial.
Il est nécessaire de conserver toutes les informations utilisées pour l'évaluation du maintien de l'équité pendant une période de 6 ans après l'affichage.
Pour obtenir des informations plus détaillées sur l'évaluation du maintien de l'équité salariale adaptée à votre entreprise, vous pouvez consulter le site Web de la CNESST.
Est-ce que les employés peuvent porter plainte pour disparité salariale?
La réponse est oui! Un employé ou un représentant des employés (par exemple, un représentant syndical) a la possibilité de déposer une plainte auprès du comité d'équité salariale, de l'employeur ou de la CNESST.
Cette plainte peut être motivée par divers motifs, tels que :
- L'omission de l'employeur de réaliser les travaux d'équité salariale;
- La mauvaise exécution des travaux par l'employeur (par exemple, non-respect des délais, non-affichage des résultats, présence de discrimination ou de préjugés sexistes, non-paiement des ajustements salariaux);
- Le comportement de l'employeur ou des gestes allant à l'encontre de la loi (par exemple, représailles envers les employés, discrimination, menaces, mauvaise foi).
La plainte doit être soumise en utilisant le formulaire fourni par la CNESST et doit respecter les délais applicables, que ce soit lors de l'exercice initial d'équité salariale ou lors de l'évaluation du maintien si la plainte concerne la conformité des travaux. Cependant, elle peut être déposée à tout moment si l'employeur n'a simplement pas réalisé les travaux requis.
Il est très important de noter que lorsqu'une entreprise effectue les travaux d'équité salariale avec un comité de salariés, il n'est pas possible de déposer une plainte concernant la conformité d'une ou plusieurs étapes des travaux.
Trouvez un avocat en droit du travail avec l’aide de JuriGo!
En somme, l'équité salariale demeure un aspect fondamental de la gestion des ressources humaines, visant à éliminer les disparités salariales entre les emplois occupés principalement par des femmes et ceux occupés par des hommes.
Les obligations légales imposées par la loi et appliquées par la CNESST reflètent l'importance accordée à cette pratique, exigeant des employeurs une évaluation périodique et documentée de leurs pratiques salariales.
Que vous soyez un employeur ou un employé, il est toujours conseillé de faire appel à un avocat en droit du travail pour répondre à toutes vos questions concernant l’équité salariale.
Pour trouver un avocat en quelques clics, vous n’avez qu’à remplir le formulaire de demande ci-bas!
JuriGo vous met en contact avec l’un de ses avocats partenaires dans votre région, le tout gratuitement et sans engagement! Qu’attendez-vous pour faire respecter vos droits?