Lorsque vous avez une entreprise, vous devrez tôt au tard effectuer un audit de vos états financiers. En règle générale, ce dernier se passe en fin d'exercice. Cependant, le processus complet va probablement prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois.
Ainsi, avant de vous lancer dans l’audit fiscal de votre entreprise, il est important de savoir si votre PME est prête. Se préparer convenablement pour un audit ne va pas simplement faciliter le mandat de l’auditeur, cela va également accélérer le processus et réduire les coûts à prévoir.
De plus, lorsque vous vous préparez pour un audit, cela vous donne également un portrait global des affaires internes de votre entreprise. Ainsi, vous serez en mesure de connaître vos résultats financiers à l’avance.
| Le saviez-vous? Lorsque vous vous préparez pour un audit, il est préférable de ne pas tout mettre sur un seul employé. Comme ça, si ce dernier quitte ses fonctions, vous serez tout de même en mesure d’être prêt. |
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Cependant, pour se préparer, il faut s’y prendre d’avance et être certain de suivre une formule gagnante. Cet investissement en temps vous sera, à long terme, très rentable pour vous et votre entreprise.
Voici les 8 étapes à suivre afin de vous préparer à un audit d’états financiers pour votre entreprise!
Étape 1: Déterminez la portée du mandat de l’auditeur
Tout d’abord, si vous souhaitez vous préparer pour un audit, la première étape sera de comprendre le mandat de l’auditeur. En règle générale, ce dernier va vérifier la compatibilité de votre entreprise. Cependant, il n’est pas responsable d’effectuer la comptabilité de votre entreprise.
Que fait l’auditeur? Concrètement, l’auditeur va prendre tous vos documents et vos livres afin de s’assurer que les informations qui s’y trouvent sont fiables et vos dossiers sont le plus clairs possible.
En fait, les auditeurs interviennent très rarement dans les fonctions comptables d’une entreprise. Cela permet notamment à l’auditeur d’être entièrement indépendant de l’entreprise qu’il analyse.
Par conséquent, lorsque vous êtes sur le point d’entamer un audit de vos états financiers, vous aurez le fardeau, en tant que dirigeant d’entreprise, de préparer les documents que l’auditeur va vérifier.
Étape 2: Préparez votre département financier
Ainsi, puisque votre entreprise aura le devoir de préparer les documents fiscaux nécessaires, il est important d’avoir les bons alliés au sein de votre entreprise afin de s’assurer que vos états financiers soient complets. Ces derniers pourront notamment effectuer des audits internes pour votre entreprise.
De plus, il est important de garder à l’esprit que l’auditeur va vérifier les erreurs dans vos documents. Donc, afin de ne pas avoir de problème, vous devriez avoir des professionnels qui ne vont pas faire d'erreurs dans vos documents.
| Bon à savoir! Si vous n’avez pas les ressources pour avoir un comptable à l’année, pensez à faire appel à de l’aide externe lorsque vous vous préparez pour les audits de votre entreprise. |
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En tant que dirigeant, c’est également votre rôle de vous assurer que votre équipe possède tous les outils nécessaires afin de pouvoir remplir son mandat. Par exemple, si vous réduisez vos effectifs, cela pourrait se retourner contre vous et surcharger votre équipe.
Étape 3: Vérifiez que vos comptes sont à jour
Comme vous l’aurez compris, il n’est pas nécessaire d’attendre la veille de l’audit pour vous y préparer. Une bonne pratique afin de ne pas accumuler de retard est d’effectuer le rapprochement de vos chiffres tous les mois.
Par la suite, il vous sera possible de les inscrire directement de votre bilan financier. Une telle rigueur vous permettra, à la fin de l’année, d’avoir tous vos livres à jour, ce qui va grandement simplifier le processus d’audit.
Étape 4: Prenez des notes à l’écrit
Bien souvent les nouveaux entrepreneurs se font surprendre le jour de l’audit lorsque l’auditeur pose des questions sur certains éléments et personne dans l’entreprise n’est en mesure d’expliquer ou de fournir une pièce justificative.
Pour éviter cette malheureuse situation, il est préférable de préparer une piste d’audit dès que vous enregistrez une écriture. Vous pourrez ensuite documenter cette dernière et consigner les éventuelles corrections afin que le tout soit plus clair pour l’auditeur.
| Comment documenter les écritures? Il existe plusieurs outils en ligne vous offrant un tel service. Par exemple, plusieurs logiciels comptables vont vous offrir l’option de joindre des documents justificatifs, permettant ainsi une meilleure compréhension. |
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Si vous souhaitez être un dirigeant d’entreprise proactif, il vous est également possible d’aider l’auditeur en analysant vos documents de manière périodique afin de vérifier les opérations financières ainsi que les contrôles internes. Vous pourrez ainsi évaluer les potentiels problèmes auxquels fait face votre entreprise.
Étape 5: Répondez à toutes les questions dès qu’elles sont soulevées
En tant que dirigeant d’entreprise, vous serez nécessairement au fait des problèmes comptable dans votre entreprise. Peu importe la grandeur de cette dernière, vous devrez faire face à ce genre de situation de manière continue.
De manière générale, une bonne équipe comptable sera en mesure de résoudre les petits problèmes quotidiens d’une entreprise de manière assez simple. Toutefois, cela ne veut pas dire pour autant qu’elle pourra répondre à tous les enjeux que vous allez rencontrer.
En effet, en fonction du développement de votre entreprise, il est possible que cette dernière soit confrontée à des opérations complexes durant son année fiscale. Cela pourrait notamment être le cas dans les cas suivants:
- Vendre une entreprise,
- Acheter une entreprise,
- Offrir des options sur actions,
- Préparer des instruments financiers complexes, ou
- Choisir vos normes comptables internes.
Dans une telle situation, il est préférable de se prendre d’avance et de répondre à toutes les interrogations qu’un auditeur pourrait avoir. Dans certains cas, il peut être pertinent de faire appel à un professionnel externe afin que ce dernier vous conseille quant aux modifications à apporter.
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Étape 6: Trouvez les bons outils comptables pour optimiser votre situation
Avec l’avènement des nouvelles technologies, le monde comptable des entreprises a grandement changé. En effet, il est désormais possible d’utiliser des outils comptables afin de maximiser votre position.
En fait, lorsque votre entreprise est en pleine croissance, il est pratiquement impossible d’avoir une bonne comptabilité sans faire appel à des logiciels spécialisés. De plus, les auditeurs ont souvent une certaine facilité avec ceux-ci, ce qui simplifie le processus.
Cependant, l’utilité des outils comptables ne se limite pas à l’entrée de données. En effet, ceux-ci vont vous permettre de prendre des décisions qui vont au-delà des informations financières indiquées. Par exemple, vous pourriez être en mesure de faire la gestion de vos stocks ou de vos acomptes.
| Avant de commencer! Dans certains cas, une telle décision va demander une transformation numérique de votre entreprise. Si tel est le cas, il est préférable de faire appel à un professionnel afin que celui-ci s’assure de mettre les affaires internes de votre entreprise à jour! |
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Ainsi, le choix de votre logiciel n’est pas qu’une simple question d’optimiser la comptabilité de votre entreprise. Vous ne devriez pas prendre le premier venu ou celui qui offre les forfaits les plus bas.
Étape 7: Prenez connaissance des normes de présentation d’information sur la durabilité
Comme vous le savez, les enjeux de développement durable prennent une place de plus en plus importante au sein des entreprises au Québec. Par conséquent, il est important de prendre connaissance des facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance (communément appelés les enjeux ESG).
Préparer votre entreprise à se conformer à ces derniers est une pratique pertinente pour le présent, mais particulièrement pour le futur. En effet, les gouvernements mettent de plus en plus d’importance dans ces derniers et adoptent de nouveaux règlements afin de répondre à la demande grandissante.
Cela est notamment le cas des normes en matière de présentation d’information des facteurs ESG. Puisque ces derniers vont tôt ou tard devenir des obligations concrètes, il est préférable d’adopter les bonnes habitudes dès maintenant.
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Étape 8: Améliorez-vous annuellement
Même si la préparation pour des audits fiscaux prend beaucoup de temps et exige le respect de nombreuses obligations, il est tout à fait possible, en tant que nouvel entrepreneur, que vous ne soyez pas parfait dès le départ.
En plus, la réglementation autour des normes et des exigences en matière de présentation changent fréquemment. Par conséquent, il n'est pas possible d’aveuglément se fier aux années précédentes en espérant vous en sortir indemne.
La préparation pour un audit est un processus continu qui requiert une adaptation constante de vos connaissances. Avoir de bonnes habitudes va également vous demander d’instaurer une culture d’amélioration continue.
Une autre bonne pratique est de sauvegarder les conclusions de l’auditeur afin de pouvoir y revenir l’année d’après. En effet, si ce dernier vous a proposé des recommandations, il serait bête de les oublier.
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Cependant, pour être prêt lors d’un audit, il ne faut pas simplement se limiter aux enjeux de comptabilité. En effet, il s’agit d'un processus complet qui va regrouper à la fois les finances de votre entreprise et plusieurs enjeux légaux.
Par conséquent, simplement faire appel à un comptable afin de vous préparer pourrait se retourner contre vous. Dans un tel cas, vous n’aurez pas le portrait global de la situation, et donc, vous pourriez passer tout droit.
Donc, si vous souhaitez avoir la meilleure préparation possible, il est préférable de faire appel à un avocat spécialisé en fiscalité d’entreprise. Ce professionnel est probablement l’un des meilleurs alliés possibles pour votre entreprise.
De plus, si un enjeu légal fait surface, il pourra intervenir et s’assurer de régler la situation avant qu’elle ne s’aggrave. Cela vous permettra d’éviter les sanctions financières qui entourent souvent un tel processus.
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